Dank UMRA-SAP arbeitet die IT-Abteilung jetzt schneller

Referenzbericht: M&S Mode

M&S Mode, Teil von Maxeda, ist eine internationale Modekette, die bezahlbare Mode für Frauen über 35 bietet. M&S Mode verfügt zurzeit über mehr als 440 Filialen in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Deutschland, Frankreich und Spanien. Das internationale Hauptbüro und das Verteilerzentrum befinden sich in Amsterdam. Es besteht aus verschiedenen, spezialisierten Abteilungen, die alles daran setzen, die Filialen so optimal wie möglich zu führen. Eine dieser Abteilungen ist die IT-Abteilung, in der Martin van Dijk als IT-Manager arbeitet. “Unsere neuen und verschärften IT-Sicherheits-Richtlinien verlangen, dass Mitarbeiter sich keine Benutzerkonten mehr teilen dürfen. Das kann eine IT-Abteilung zwar festlegen, aber wenn es eine Woche dauert, bis ein Benutzerkonto zur Verfügung steht, dann können Mitarbeiter sich schwerlich an diese Festlegung halten. Das war fu¨r uns der Grund, unseren Umgang mit Benutzerkonten zu professionalisieren.”

UMRA-SAP Schnittstelle

Schon seit 2005 verwendet M&S Mode für die Verwaltung von Benutzerkonten User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Bei M&S Mode wird UMRA eingesetzt, um über Standard-Formulare unter anderem Benutzer, Home-Directories und Email-Boxen anzulegen, Rechte zu verteilen und zeitgerecht Konten zu löschen. Die Notwendigkeit, UMRA als zentrale Anwendung zu benutzen, wurde nach der Einführung eines neuen Kassensystems in 2007 und 2008 größer. In diesem neuen Kassensystem muss sich jeder Mitarbeiter in einem Einzelhandelsgeschäft für Verkaufstransaktionen oder Backoffice-Funktionen (Vorratsverwaltung, Listen mit Sonderpreisen) gesondert anmelden. Diese Backoffice-Funktionen sind über das SAP-Portal zugänglich, das über Single Sign-on mit dem Active Directory verbunden ist.

Für die IT-Abteilung bedeutete das, dass Benutzerkonten für ca. 4.000 Mitarbeiter in den Einzelhandelsgeschäften jetzt auch im Active Directory, im Kassensystem, in SAP R/3 und in SAP BW angelegt und verwaltet werden mussten. Dies war mit einem hohen Aufwand verbunden, da es in den Einzelhandelsgeschäften eine nicht unbeträchtliche Personalfluktuation gibt. Martin van Dijk: “Wir beschlossen, die bestehende UMRA-Lösung mit einer SAP-Schnittstelle zentral einzuführen und auszuweiten, wodurch alle Informationssysteme miteinander verbunden werden und somit synchron sind. Die systemübergreifende Lösung lässt das Herz jedes IT-lers schneller schlagen.”

Garantiertes Service-Niveau

Mit Hilfe von UMRA kann die IT-Abteilung ein hohes Service-Niveau für neue Mitarbeiter erreichen. Noch am selben Tag verfügen neue Mitarbeiter über ein Benutzerkonto und können sich z.B. sofort am Kassensystem anmelden. Letztendlich hat sich das Service-Niveau des gesamten Unternehmens stark verbessert. Neben der Tatsache, dass Benutzerkonten up-to-date sind, werden kaum mehr Fehler gemacht, weil Eingaben per Hand nicht mehr nötig sind.

Compliance

Wichtiger ist, dass die - aus Sicht der Compliancy aufgestellten - IT- Sicherheits-Forderungen von M&S Mode erfüllt werden. Die Möglichkeit, die Tätigkeiten des Ladenpersonals zurück zu verfolgen, ist jetzt gegeben, und das ist im Hinblick auf Compliancy sehr wichtig. Martin van Dijk: “Meiner Ansicht nach muss IT darstellbar und verlässlich sein. Das Unternehmen muss sich auf die IT-Abläufe und Sicherheit verlassen können. Die Installation von UMRA und die Verbindung mit SAP passt in diese Sichtweise. Der Effekt der Installation ist größer als erwartet.”

Self-Service

Derzeit werden neue Mitarbeiter noch in einer Excel-Datei bei der zentralen IT-Abteilung in den Niederlanden angemeldet. Diese wird dann in SAP und in die Kassen-Software eingelesen. In Zukunft will M&S Mode diesen Teil auch noch automatisieren, so dass neue Mitarbeiter schon im Hauptbüro des betreffenden Landes mit Hilfe eines Webformulars, das automatisch von UMRA bearbeitet wird, in die angeschlossenen Systeme eingegeben werden können.