Problemlose Delegation in der OFD Koblenz

Referenzbericht: Oberfinanzdirektion (OFD) Koblenz

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Koblenz ist eine sogenannte Mittelbehörde der Landesfinanzverwaltung Rheinland-Pfalz. Sie ist dem Finanzministerium unterstellt und fungiert als vorgesetzte Behörde von 26 Finanzämtern, 11 Außenstellen sowie einer Besoldungsstelle und einer Fachhochschule. Zu diesem Geschäftsbereiche zählen derzeit rund 7.000 Beschäftigte. Als zentrale Einrichtung wertet die OFD beispielsweise die Rechtssprechung in Bezug auf die Einkommens- und Körperschaftssteuer aus und gibt dabei etwa vor, wie die einzelnen Finanzbeamten in bestimmten Fragen zu entscheiden haben. Außerdem ist die OFD für die EDV-Infrastruktur der Mitarbeiter zuständig und stellt zudem Großrechnerinfrastrukturen zur Verfügung, auf denen die Steueranwendungen laufen.

Starke Zentralisierung

Wichtige Aufgabe der Koblenzer ist es, den Mitarbeitern der einzelnen Standorte Zugriff auf die für ihre Arbeit nötigen Programme und Daten zu gewähren. Daher ist die OFD nach Worten des zuständigen Amtsrats Jochen Remy beispielsweise für die PCs der Mitarbeiter zuständig. „Wir betreuen zudem alle Terminalserver der Finanzverwaltung in Rheinland-Pfalz zentral.“ Um den administrativen Aufwand in Grenzen zu halten, steuert die OFD ihre IT-Infrastruktur mit Hilfe von Remote-Prozessen. „Wir bestimmen für alle angeschlossenen Standorte, welche Anwendungen auf den einzelnen PCs der Kollegen und auch auf den lokalen Servern laufen“, erläutert Remy. Wichtig dabei ist es, dass ausschließlich die gewünschten Rechte zugewiesen werden, die Mitarbeiter also auf keine Daten zugreifen können, die nicht in ihrem Arbeitsgebiet liegen.

Um die dafür nötige Benutzerverwaltung effizient abwickeln zu können, definiert die Finanzverwaltung Organisationseinheiten und legt diesen bestimmte Rechte zugrunde. So sind beispielsweise alle Beschäftigten eines Finanzamtes automatisch mit den nötigen Rollenzuordnungen versehen. Damit sich die Berechtigungen dieser Einheiten ohne großen Aufwand verwalten lassen, greift die OFD auf User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever zurück. Mit Hilfe von UMRA konnten die Koblenzer die Rechteverwaltung nach Remys Angaben stark vereinfachen. „Vorher mussten wir selbst geschriebene Programme nutzen, um die erforderlichen Verwaltungsprozeduren durchführen zu können.“
Mit UMRA lassen sich die Berechtigungen nun einfach per UMRA-Formular nach den zuvor definierten Rollenzuordnungen vergeben, ohne direkt auf das komplexe Active Directory zugreifen zu müssen.

Administratoren in den einzelnen Dienststellen

Ganz besonders freut sich Remy darüber, dass nun Systemadmininistratoren ohne Admin-Rechte diese Benutzerverwaltung durchführen können. „Damit ist eine sichere und problemlose Delegation der Aufgaben möglich, ohne dass die Kollegen vor Ort eine Schulung für das Active Directory oder gar Administratorenrechte benötigen.“ So übernehmen reguläre Finanzbeamte die Rolle von Systemadmininistratoren und erledigen neben der täglichen Arbeit auch die Berechtigungsverwaltung. Remy ist diese Möglichkeit ausgesprochen wichtig, „weil wir keine Mitarbeiter in den einzelnen Dienststellen haben, die sich mit den komplexen Prozeduren im Active Directory auskennen.“ Die UMRA-Formulare sind weitgehend selbsterklärend und es genügte eine kurze Einweisung, um die Administratoren auf ihre Aufgaben einzustellen. Neu hinzukommende Kollegen benötigen nach Remys Erfahrung nicht einmal mehr diese Vorbereitung: „Wer die Administratorenrolle übernehmen soll, lernt einfach von den erfahrenen Kollegen.“

Nur die nötigen Programme und Daten verfügbar

Mit Hilfe von UMRA regeln die Kollegen vor Ort beispielsweise die Gruppenberechtigungen, legen Nutzer an oder löschen sie, verändern Homeverzeichnisse oder setzen Passwörter zurück. „Falls Probleme auftreten, können die Administratoren diese dank UMRA unmittelbar beheben und alles funktioniert wieder“, freut sich Remy. Zudem regelt UMRA die Zugriffe auf Ordner, Programme und die Konfiguration des Startmenüs. Hier werden je nach Gruppe einzelne Anwendungen automatisch ein- oder ausgeblendet, wenn sich ein Nutzer an seinem Arbeitsplatz anmeldet. Diese Lösung gestattet es auch, die Betriebsprüfer mit insgesamt 1.500 Notebooks an die zentrale Nutzerverwaltung anzubinden. Remy betont, dass diese sich in jedem beliebigen Finanzamt anschließen können. „Egal an welchem Standort, die Kollegen befinden sich immer in ihrer Software-Umgebung und sind mit ihrem Heimatfinanzamt verbunden.“