Benutzerverwaltung im Krankenhaus mit SAP HCM

Referenzbericht: Kantonsspital Baden

Die Kantonsspital Baden AG im schweizerischen Kanton Aargau bietet eine umfassende medizinische Versorgung für rund 300.000 Einwohnerinnen und Einwohner. Die knapp 1.900 Mitarbeiter behandelten im Jahr 2009 immerhin 17.163 Patientinnen und Patienten stationär. Um eine umfassende Gesundheitsversorgung sicherstellen zu können, findet eine enge Zusammenarbeit mit Hausärzten, anderen Spitälern und weiteren Gesundheitsinstitutionen statt. Dabei betreiben die Schweizer ihre komplette IT im Haus und gewährleisten beispielsweise Infrastruktur, Support und Administration. Ebenso unterstützen sie das Krankenhaus mit medizintechnischer Informatik. Eine wichtige Aufgabe dabei ist die Benutzerverwaltung für die interne IT-Infrastruktur. Denn knapp 1.800 sogenannten Main Usern stehen rund 1.000 Clients, 120 Server und 250 Drucker zur Verfügung und für jede einzelne Ressource müssen Benutzerrechte korrekt vergeben werden.

Abteilungswechsel schnell vollziehen

Wie in vielen Krankenhäusern üblich, wechseln die Mitarbeiter der Schweizer häufig ihre Abteilung. So müssen die Assistenzärzte beispielsweise unterschiedliche Abteilungen absolvieren. Bei jedem Wechsel ändern sich auch Gruppenzuordnungen und die dazugehörigen Rechte sowie Zugriffe auf Applikationen. Bei Dutzenden von Assistenzärzten bedeutete das einen großen Aufwand für die Badener, wie IT-Leiter Adrian Seiler erläutert: „Früher mussten wir alle Berechtigungen und Zuordnungen von Hand anlegen, der Zeitaufwand dafür wurde schlicht zu groß.“ Auch bei Neuzugängen oder Abgängen von Kollegen fallen diese Aktualisierungen im Bereich des User Managements an.
Um die Effizienz zu steigern, hat das Kantonsspital den User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever eingeführt und steuert damit nun die Benutzerverwaltung. Besonders die Einfachheit und der günstige Preis haben Seiler überzeugt. „Wir konnten UMRA sehr schnell und unkompliziert einführen.“ Bei einem Abteilungswechsel lassen sich Benutzer nun einfach verschieben. Die Mitarbeiter beim Helpdesk wählen die neue Abteilung aus und bekommen damit bereits die dafür bestimmten Grundeinstellungen angezeigt. Basierend auf diesen Templates eröffnen Seilers Mitarbeiter nun die neuen Accounts. „Früher waren diese Änderungen aufwändig, weil wir die Einstellungen nicht einfach kopieren konnten, sondern manuell angepasst werden mussten. Heute sind Wechsel dagegen in Sekunden vollzogen.“

Helpdeskarbeit stark vereinfacht

Für die Nutzerverwaltung zuständig ist der interne Helpdesk der Badener. Die Mitarbeiter dort führen das komplette Usermanagement. Die erforderlichen Tätigkeiten unterstützt UMRA mit einfach zu bedienenden Web-Formularen. Dort sind alle relevanten Einstellungen vorgegeben, so dass die Mitarbeiter lediglich auswählen müssen. Neben den Rechten lassen sich beispielsweise Mailadressen oder Namensänderungen nach Bedarf verändern. Nach Seilers Angaben wurde die Arbeit dadurch stark vereinfacht. „Die Kollegen vom Helpdesk brauchen heute keine speziellen Kenntnisse mehr, Schulungen für Usermanager oder Administratoren etwa fallen damit weg.“ Erforderlich ist lediglich die Bedienung von UMRA und dazu ist nach Seilers Erfahrung deutlich weniger Know-how nötig. „Damit haben wir die gewünschte Vereinfachung der Prozesse im Usermanagement erreicht.“ Weil keine Eingriffe mehr ins Active Directory nötig sind, entfallen auch Fehlerquellen und zudem konnten Sicherheitslücken geschlossen werden. Wichtig war Seiler dabei, dass die Mitarbeiter nur machen können, was sie auch dürfen. „Früher konnte die komplette Rechtevergabe durch falsche Eingaben gestört werden, diese Gefahr besteht heute nicht mehr.“

Übernahme der Daten aus der SAP HCM Software

Wie viele andere Krankenhäuser verwalten auch die Badener ihre Mitarbeiter mit SAP-Software. Über eine Schnittstelle lassen sich nach Seilers Angaben alle Stammdaten in UMRA einlesen. „Damit gewährleisten wir, dass im Bereich Usermanagement keine Verwechslungen aufgrund falscher Namensschreibweisen oder ähnlichem vorkommen.“ Die Konsistenz der Mitarbeiterdaten ist damit auch über unterschiedliche Anwendungen hinweg gewährleistet und ein manueller Im- oder Export kann unterbleiben. In Zukunft soll auch das Austrittsmanagement über diese Schnittstelle deutlich vereinfacht werden. So muss ein Mitarbeiter seine Zugriffsrechte unverzüglich verlieren, wenn das Spital verlässt. Diese Zuordnung soll UMRA übernehmen. „Zudem müssen wir diese Prozesse aufgrund regulatorischer Vorgaben genau dokumentieren“, so Seiler. Steigende Dokumentationspflichten können die Badener mit Hilfe von UMRA problemlos erfüllen, da alle Vorgänge lückenlos festgehalten werden.