Benutzerverwaltung im Krankenhaus von SAP-HCM bis ...

Referenzbericht: Universitätsklinikum Münster

Das Universitätsklinikum Münster (UKM) gehört zu den größten und erfolgreichsten Krankenhäusern der Maximalversorgung in Deutschland. Insgesamt zählt das UKM mehr als 7.000 Beschäftigte. Zur Unterstützung ihrer Arbeit steht diesen Mitarbeitern neben medizinischer Software auch eine komplexe SAP-Anwendungslandschaft zur Verfügung. Die IT-Abteilung des UKM muss daher einerseits die nötigen Zugriffsrechte gewähren, andererseits die erforderlichen Restriktionen durchsetzen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Nutzer ihre Rechte so komfortabel wie möglich verwalten können.

Verschiedene SAP-Anwendungen integrieren

Wichtigstes Ziel war es für Friedhelm Kösters, dem Leiter der IT-Abteilung für den Bereich Betriebswirtschaftliche Systeme im Geschäftsbereich IT des Universitätsklinikums Münster, die Benutzerrechte für unterschiedliche SAP-Anwendungen einheitlich verwalten zu können. „Außerdem wollten wir dafür die Benutzerdaten aus unserer SAP-Personalverwaltungssoftware nutzen, damit wir immer auf aktuelle und einheitliche Daten zurück greifen.“ Weil die Personalabteilung Benutzerdaten bislang auf Anfrage in Form einer elektronischen Liste zur Verfügung stellte, mussten Kösters und seine Kollegen diese dann manuell erfassen. „Damit entstand ein deutlich höherer Organisationsaufwand, als mit einer direkten Verbindung zu den SAP-Personaldaten.“

Kösters setzte daher auf ein systemübergreifendes Identity Management und entschied sich für User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. „Viele andere Lösungen bergen die Gefahr, an ihrer Komplexität zu scheitern. UMRA ist dagegen sehr schlank und lässt sich gut auf unsere Anforderungen anpassen.“ Die neue Lösung erhält nun die Benutzerinformationen per Datenfeed aus SAP HCM und gibt diese weiter an die nachgelagerten Systeme.

Erhöhte Sicherheit dank automatischer Deaktivierung bei Benutzeraustritt

Ebenso wichtig wie eine automatische Integration der Benutzerdaten verschiedener SAP-Systeme war Kösters, die Prozesse beim Ausscheiden von Mitarbeitern automatisieren zu können. „Bislang hatten wir in diesen Fällen keine automatische Deaktivierung von Konten, wir mussten die entsprechenden Änderungen manuell erledigen.“ Der Personalbereich lieferte jeweils die nötigen Informationen dazu. „Sperrungen erfolgen nun automatisch, weil die Benutzerdaten direkt aus der SAP-Personalsoftware über UMRA zu den einzelnen Systemen gelangen.“ So ist stets gewährleistet, dass bei Abgängen keine Berechtigungen vergessen werden. Ähnlich einfach geht es auch in die andere Richtung, denn die Neuanlage von Konten lässt sich dank der direkten Anbindung von SAP HCM ebenso einfach erledigen. Mit Hilfe von UMRA lassen sich die Benutzerkonten aller Mitarbeiter des UKM administrieren, dazu gehören sogar diejenigen von Tochtergesellschaften wie etwa dem Reinigungs- oder Wachdienst sowie den Handwerkern.

Password Self Service und Password Synchronisierung

Neben einer Vereinfachung der internen Abläufe ging es den Münsteranern zusätzlich darum, möglichst einfache Prozesse zu gewährleisten. „Die Mitarbeiter sollten zum Beispiel nur einmal ihr Passwort ändern müssen und dieses sollte dann für alle SAP-Anwendungen gelten“, erläutert Kösters. Diese Funktion zählt auch deshalb, weil es SAP verlangt, in regelmäßigen Abständen das Passwort zu ändern. UMRA synchronisiert nun mit Hilfe des Password Synchronisation Manager (PSM) alle angeschlossenen Anwendungen und gewährleistet damit einen reibungslosen Zugang zu den Systemen. Unnötige Warte- und Ausfallzeiten lassen sich damit vermeiden. Vereinfacht wurden zudem Fälle, in denen ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat. Die Benutzer können dank Self Service Reset Password Management (SSRPM) ihr Passwort selbst zurücksetzen. Damit brauchen die Anwender Kösters Abteilung nicht mehr im bisherigen Umfang, was dem Abteilungsleiter Ressourcen für andere Aufgaben eröffnet, denn „ein Passwort zurückzusetzen ist nicht wertschöpfend.“

Viele Systeme profitieren

Neben den SAP-Anwendungen nutzen die Münsteraner UMRA auch für die Rechtevergabe in anderen Bereichen. So gestattet es beispielsweise die automatische Kontenanlage in Exchange und die Steuerung der Zugriffe auf das Filesystem in den Kliniken. „Zudem konnten wir die Umsetzung optimieren und erledigen die Arbeiten rund ums Benutzermanagement damit deutlich schneller“, bilanziert Kösters und sieht UMRA als interne Datendrehscheibe des UKM. So fließen die vereinheitlichten Daten aus UMRA beispielsweise auch in die Systeme der Telefonzentrale ein und verbessern damit die interne Datenqualität.