Dank SharePoint können Mitarbeiter unterschiedlich auf die korrekten Informationen zugreifen. Welche Daten (Dokumente) ein Mitarbeiter sehen/ändern darf, richtet sich nach seiner Rolle in der Organisation. Ein HR-Kollege kann auf Bewertungsdaten zugreifen, was für die restliche Organisation absolut tabu ist (vom betroffenen Manager und Mitarbeiter abgesehen).

UMRA ist vollständig mit SharePoint verbunden. Dadurch lassen sich Anmeldeangaben (Benutzername/Passwort) vollautomatisch erstellen und verwalten. Beginnt ein neuer Mitarbeiter seinen Dienst, wird automatisch ein Konto in SharePoint angelegt, wobei UMRA alle Attribute (Namen, Standort, Telefonnummer usw.) ausfüllt. Verlässt ein Mitarbeiter die Organisation, wird sein Konto in SharePoint nach festgelegten Regeln aufgelöst (deaktiviert, verschoben etc.).

Durch die Verknüpfung mit UMRA werden neben der Benutzerkontenverwaltung auch die korrekten Rechte des Mitarbeiters in SharePoint synchronisiert, die sich nach seiner Funktion/Abteilung richten. Sind diese Angaben nicht umfassend verfügbar, bietet UMRA verschiedene Optionen (Ergänzung durch einen Helpdesk-Mitarbeiter, Manager oder den Mitarbeiter selbst).

Schnittstelle zu SharePoint - Zusammenfassung:

Definition, welcher Benutzer was in welchem Dokument sehen und tun darf (lesen und/oder schreiben), und welche verschiedenen Teams von ihm verwaltet werden dürfen. Diese Rechte können auf der Organisationshierarchie basieren.

Wird ein Mitarbeiter eingestellt, wird automatisch ein Benutzerkonto in SharePoint angelegt und umgekehrt.