Out of Office Manager Tool

Mitarbeiter erkranken plötzlich oder vergessen zum Beispiel vor dem Urlaub ihre Out-of-Office Nachricht zu aktivieren. Für die unmittelbaren Kollegen ist es nicht möglich, diese Nachricht zu aktivieren, da sie dafür die Login-Daten des abwesenden Nutzers eingeben müssten. Der Austausch von Login-Daten unter Mitarbeitern gefährdet jedoch die Datensicherheit. Mit dem Out of Office Manager Tool von Tools4ever können ausschließlich Administratoren die Out-of-Office Nachricht ändern bzw. aktivieren und die Weiterleitung eingehender eMails an einen anderen Mitarbeiter veranlassen.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es oft wünschenswert, dass eine Out-of-Office Nachricht darüber informiert, dass der betreffende Mitarbeiter nicht mehr zur Verfügung steht. Es kann eingestellt werden, dass die eingegangene eMail nicht bearbeitet wird, oder dass die eMail beispielsweise an den Vorgesetzten des ehemaligen Mitarbeiters weitergeleitet wird.

Auto Provisioning

Durch die Integration des OOMT in den User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever entstehen viele neue Möglichkeiten. Durch die Anbindung des UMRA an das unternehmenseigene HR-System wird die automatische Abwicklung von Out-of-Office Nachrichten gewährleistet. Im HR-System wird erfasst, welcher Mitarbeiter wann im Urlaub, krankgeschrieben oder auf Dienstreise ist. Daneben sind die Vertragsinformationen verfügbar. Neben der Integration in das HR-System bietet UMRA die Möglichkeit, mittels Workflow Management und Self Service den jeweiligen Manager in den Mittelpunkt zu stellen. Über beide Integrationen (HR-System und WFM/SS) kann UMRA automatisch die Out-of-Office Nachrichten einstellen (gegebenenfalls nach Genehmigung und Änderung durch den Manager). Damit wird die professionelle Abwicklung des eMail-Verkehrs gewährleistet.

Übersicht Out-of-Office

Mit dem OOMT kann eine Übersicht der User Accounts erstellt werden, bei denen der Out-of-Office Status aktiviert wurde.

Aktivierung/Deaktivierung Out Of Office

Administratoren können den Out-of-Office Status aktivieren und deaktivieren.

Out-of-Office Nachricht

Die Out-of-Office Nachricht kann hinzugefügt oder geändert werden.

Automatische Weiterleitung

Eingehende eMails für einen abwesenden Mitarbeiter können automatisch an jede beliebige eMail-Adresse weitergeleitet werden.

Verbesserter Kundenservice

Kunden und Geschäftspartner erhalten immer eine Out-of-Office Nachricht, auch wenn der betreffende Empfänger nicht in der Lage ist, diese Nachricht einzustellen oder zu aktivieren. Kunden und Geschäftspartner wissen sofort, woran sie sind, und können sich bei dringlichen Fragen an andere Personen wenden.

Gewährleistung der Sicherheit und Datenschutz

Administratoren können Out-of-Office Nachrichten ändern oder aktivieren. Unmittelbare Kollegen brauchen keine Login-Daten miteinander auszutauschen. Administratoren haben keinen Zugriff auf den Inhalt der Mailbox, sondern ausschließlich auf die Out-of-Office Einstellungen. Es ist auch nicht erforderlich, dass Passwort des betreffenden Mitarbeiters zurückzusetzen.

Software-Anforderungen

Minimale Hardware-Anforderungen

Prozessor: Pentium III (Pentium 4 or higher recommended)
Speicher: 512 MB RAM (1 GB oder mehr empfohlen)
Festplattenspeicher: 256 MB (1 GB oder mehr empfohlen)

Abhängig von der genauen Konfiguration und den verwendeten Komponenten können die Systemvoraussetzungen variieren