Freie Universität Berlin

Universität optimiert ihre Benutzerverwaltung

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  • Mit Hilfe von UMRA stellt die FU benutzerfreundliche Formulare bereit, mit denen die Administratoren jedes Fachbereichs die Nutzerkonten vor Ort mit wenigen Angaben einrichten können. Grundlage für die Konten sind unter anderem die Stammdaten des SAP-HRM System
  • Die FU Berlin konnte den Aufwand für die Anlage von Nutzerkonten drastisch senken und auch bei Hochbetrieb zu Semesterbeginn kommt es zu keinen Verzögerungen mehr. Zudem ermöglicht es die offene Struktur von UMRA, weitere Funktionen nach Bedarf zu integrieren

Freie Universität Berlin optimiert ihre Benutzerverwaltung

Geringer Einsatz, große Ersparnis

Die Freie Universität Berlin (FU) gilt als eine der ersten Bildungsadressen hierzulande. Sie zählt zu den elf deutschen Hochschulen, die 2012 in der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder in allen drei Förderlinien erfolgreich abgeschnitten haben und deren Zukunftskonzepte gefördert werden. Zu diesen Konzepten gehören Forschungsplanung, internationale Zusammenarbeit und Nachwuchsförderung. Als 1948 gegründete Volluniversität bietet die FU an zwölf Fachbereichen und drei Zentralinstituten mehr als 150 Studiengänge. Insgesamt sind derzeit knapp 30.000 Studenten und 4.800 Doktoranden eingeschrieben. Darüber hinaus beschäftigt die FU rund 4.000 Mitarbeiter/innen. Zu einem funktionierenden Wissenschaftsbetrieb gehört es, eine IT-Infrastruktur mit Arbeitsplatzrechnern, Nutzerkonten oder persönlichen Laufwerken vorzuhalten. Um das nötige Usermanagement effizient durchführen zu können, setzt die FU auf eine dezentrale IT-Struktur mit Administratoren vor Ort.

Delegation an die Fachbereiche

Um diese dezentrale Struktur so effizient wie möglich zu gestalten, übernehmen die einzelnen Fachbereiche so viele Aufgaben wie möglich selbstständig. Für Martin Ritter, der als Bereichsleiter das Windows Server- und Client-Team leitet, heißt Dezentralisation im Bereich Nutzermanagement vor allem, Informationen dort zu verarbeiten, wo sie anfallen. "Geschieht das nicht, müssen wir ständig den aktuellen Status erfragen, weil Veränderungen oftmals nicht zu uns durchdringen." Ritter und weitere Techniker wollten daher die IT-Administratoren in den einzelnen Fachbereichen vor allem mit der Einrichtung von Nutzerkonten betrauen. "Das sind im Grunde einfache Aufgaben, sie kosten im technischen Bereich jedoch sehr viel Zeit." Gelöst haben die Berliner das Problem mit User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Der Tipp für UMRA kam aus den eigenen Reihen des Hochschulrechenzentrums. "Ein Mitarbeiter kannte das Thema von seiner früheren Stelle und hat dann UMRA empfohlen." Ein weiterer, entscheidender Punkt war der Preis. "UMRA passt im öffentlichen Dienst sehr gut, weil wir nur die für uns wichtigen Funktionen einführen konnten und sich deshalb auch die Kosten im Rahmen halten."

"Egal welcher Wissensstand, Nutzerkonten lassen sich mit wenigen Klicks anlegen und persönliche Laufwerke einrichten."

Martin Ritter, Verantwortlicher Windows Server Administrator für das Projekt (UMRA Einführung)

Prozesse weitgehend vereinfacht

Die Funktionsweise ist simpel, wie Ritter als Serveradmin sagt: Die Technik stellt über UMRA benutzerfreundliche Formulare zur Eingabe der Nutzerdaten bereit. Beantragen neue Mitarbeiter im Institut ein Konto, nehmen die einzelnen Fachbereiche die nötigen Einträge in einem standardisierten Ablauf über diese Formulare vor. Dank einer Anbindung an das SAP-System ist der neue Nutzer sogar bereits in den Stammdaten der FU angelegt, wie Ritter erläutert. "UMRA zeigt den Administratoren bereits den Nutzernamen und das zugehörige Konto lässt sich damit ohne weitere Vorbereitungen anlegen." Derart einfache Abläufe und eine hohe Nutzerfreundlichkeit spielen für Ritter eine wichtige Rolle, da sehr unterschiedliche Personen die Administrationsaufgaben vor Ort erledigen. "Dazu gehören studentische Hilfskräfte, Azubis oder Angestellte. Egal welcher Wissensstand, Nutzerkonten lassen sich mit wenigen Klicks anlegen und persönliche Laufwerke einrichten." Die gut bezahlten Administratoren aus Ritters Bereich können derartige Standards daher delegieren und haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. So dient UMRA in der FU vor allem zur Geschäftsprozessoptimierung.

Schnelle Einführung und weitere Potentiale

Ausgesprochen schnell und unkompliziert verlief die Einführung von UMRA, nötig war lediglich die Bereitstellung eines Servers. Darauf hat dann ein Experte von Tools4ever die Lösung innerhalb von drei Tagen installiert und an die Anforderungen der FU angepasst. Ebenso innerhalb dieser Zeit erfolgte die Anpassung der Masken und der Aufbau der Berechtigungsstruktur – ebenso durch Tools4ever. Mit der Einführung hatte die FU daher nur wenig zu tun.

Erhebliche Potentiale vorhanden

Nach knapp einem Jahr im Einsatz haben die Berliner einen wichtigen Teil der Fachbereiche an UMRA angeschlossen. Insgesamt werden bereits 70 Prozent der Nutzer abgedeckt. Dabei kommt der FU zugute, dass UMRA modular aufgebaut ist und sich zusätzliche Funktionen nach Bedarf einrichten lassen. So ist geplant, UMRA im Zuge organisatorischer Veränderungen auch über die heutige Nutzung hinaus einzusetzen.