Rabo Vastgoedgroep

UMRA für eine bessere Informationsbereitstellung

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  • Standard-Webformulare zur Beantragung von Standardänderungen. Einige Änderungen erfolgen direkt im Active Directory, die übrigen werden in das Ticketsystem des IT-Dienstleisters Atos integriert
  • Änderungen werden schneller umgesetzt, das Active Directory ist auf dem neuesten Stand und allgemein werden Informationen besser bereitgestellt

UMRA unterstützt Rabo Vastgoedgroep für eine bessere Informationsbereitstellung

Rabo Vastgoedgroep gehört zu den größten integrierten europäischen Immobilienunternehmen mit prominenten Marktpositionen in den Niederlanden, Deutschland und Frankreich. Die Abteilung ICT Diensten ("IT-Dienste") realisiert verschiedene IT-Dienstleistungen für die Unternehmensteile BPD, Bouwfonds REIM, Fondsenbeheer Nederland und das Bestuurscentrum ("Verwaltungszentrum"). Service-Level-Manager, Elmer Pouw, erklärt: "Wir verwalten mehrere Dienstleistungen und haben einen Großteil davon an dritte Parteien ausgelagert. So übernahm bspw. Atos die Arbeitsplatzverwaltung (einschließlich Active Directory), KPN gewährleistet Konnektivität und Telefonie, und wir benutzen das Rechenzentrum der Rabo Groep IKT." Laut Elmer Pouw entsprach die Atos-Lösung zum Beantragen von Standardänderungen aber leider nicht den Erwartungen. "Es fehlte ein benutzerfreundliches Tool, und darum erfolgten die Änderungsanfragen ineffizient. Die "Key-User", also Personen, die innerhalb unserer Organisation Anfragen tätigen dürfen (neues Benutzerkonto, Zugang auf ein Netzwerk usw.), mailten ihre Anträge an Atos. Dieser Prozess war fehleranfällig und ineffizient. Zudem dauerte es lange, bis Änderungen umgesetzt waren."

Benutzerverwaltung über Webformulare

Die Abteilung für IT-Dienstleistungen der Rabo Vastgoedgroep lernte über die Atos-Benutzergruppe die Gemeinde Almere kennen. Diese hatte dasselbe Problem bereits gelöst: dank User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Jetzt ersetzen UMRA-Webformulare die vielen E-Mails, die die 60 Key-User einst verschicken mussten. UMRA speichert alle möglichen Anfragen. Nach einer Anfrage wird diese möglichst automatisiert und erfolgt direkt im Active Directory. Betrifft die Änderung nicht das Active Directory, erstellt UMRA im Atos-Ticketsystem automatisch ein Ticket. "Dank der standardisierten Webformulare erkennen unsere Key-User genau, was sie beantragen können und welche Daten hierfür nötig sind", erläutert Elmer Pouw. "So vermeidet man Fehler, denn die Daten werden nicht mehr übertippt, und man erzwingt die Eingabe aller benötigten Informationen."

"Die vielfältigen Funktionen von UMRA waren für uns der primäre Kaufgrund. jetzt, da alles läuft, können wir umfangreiche Einsparungen verzeichnen."

Elmer Pouw, Service Level Manager bei Rabo Vastgoedgroep

Anbindung von ADP Personnelview

Neben den UMRA-Webformularen nutzt Rabo Vastgoedgroep auch die von UMRA angebotenen Schnittstellen an Systeme. Durch eine Schnittstelle an das Personalsystem ADP Personnelview integriert UMRA die Daten neuer Mitarbeiter automatisch in die Webformulare. Danach muss der Key-User nur noch einige Angaben hinzufügen. Außerdem passt UMRA täglich alle im Personalsystem geänderten Mitarbeiterdaten im AD an. Das HRM-System ist somit die Basis, um das Active Directory zu verwalten. Elmer Pouw beleuchtet die Vorteile dieser Lösung: "Die Daten der Mitarbeiter im Active Directory sind nun stets aktuell und zuverlässig. Das AD ist eine wichtige Quelle für das zentrale Exchange-Adressbuch, die SharePoint-Profile und die Lync-Kontakte. Es ist für die Organisation entscheidend, dass diese 'aktuellen' Mitarbeiterangaben im AD stehen. Jetzt, da das erledigt ist, verfügen wir von den verschiedenen Systemen aus immer über die richtigen Mitarbeiterangaben."

Erste Schritte mit "Role Based Access Control"

Rabo Vastgoedgroep hat auch bereits damit begonnen, anhand der Funktion/Rolle eines Mitarbeiters in der Organisation IT-Ressourcen zuzuweisen. Eine Excel-Datei beinhaltet diese Rollen und ihre entsprechenden Ressourcen, und teils ist dies im Active Directory implementiert. "Excel-Datei und Active Directory synchron und beherrschbar zu halten, ist in der Praxis unmöglich, wenn der verantwortliche Administrator nicht direkt das Active Directory einsehen kann", sagt Elmer Pouw. "Die Key-User erkennen nicht, welche Ressourcen einer Rolle zugewiesen sind und wie und wann sie eine Benutzerrolle anpassen können. Darum werden Genehmigungen oft noch individuell zugewiesen. Auch dieses Problem versuchen wir mit UMRA zu beseitigen."

Elmer Pouw zufolge besteht der Mehrwert von Tools4ever als Zulieferer in der realisierten Standardanbindung an Systeme. "Die Anbindung an ADP Personnelview wurde überaus schnell implementiert. Das zeigte sich schon in der Pilotphase. Mit Tools4ever haben wir das richtige Verhältnis zwischen den Punkten, für die wir sorgen können müssen, und denen, die der Zulieferer bietet." Auch die Software hat zwischenzeitlich ihren Wert bewiesen. "Die vielfältigen Funktionen von UMRA waren für uns der primäre Kaufgrund", verdeutlicht Elmer Pouw. "Jetzt, da alles läuft, können wir umfangreiche Einsparungen verzeichnen."