Was ist Benutzerverwaltung?

Die Benutzerverwaltung – auch als User Management bekannt – umfasst alle Prozesse zur Verwaltung von Benutzerkonten und deren Zugriffsrechte in IT-Systemen. Sie ist ein zentraler Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie eines Unternehmens und sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten und Anwendungen erhalten.

Aufgaben der Benutzerverwaltung

Ein IT-Administrator übernimmt die Benutzerverwaltung, um Benutzerkennungen anzulegen, Zugriffsrechte zu vergeben und diese bei Bedarf wieder zu entziehen. Die zentralen Aufgaben der Benutzerverwaltung umfassen:

• Anlegen von Benutzerkonten – Erstellen von neuen Benutzerprofilen im System.
• Vergabe von Zugriffsrechten – Bestimmung der Berechtigungen für Daten, Anwendungen und Services.
• Zurücksetzen von Passwörtern – Unterstützung bei Passwortverlust oder -änderungen.
• Sperren und Entziehen von Zugriffsrechten – Temporäre oder dauerhafte Einschränkung des Zugriffs.
• Löschen und Deaktivieren von Benutzerkonten – Entfernen nicht mehr benötigter Konten zur Erhöhung der Sicherheit.

Ein Computer allein reicht heute nicht mehr aus. Ohne eine entsprechende Identifizierung des Benutzers meist über einen Benutzernamen und ein zugehöriges Passwort erfolgt erst der Zugang ins Unternehmensnetzwerk. Die Benutzerverwaltung schützt IT-Systeme und Daten vor unbefugtem Zugriff. Oft sind die Benutzer übergeordneten Gruppen zugeordnet, die entsprechende Rechte besitzen.

Interne und externe Benutzerverwaltung

Man unterscheidet zwischen interner (lokaler) und externer (LDAP-basierter) Benutzerverwaltung:

• Interne Benutzerverwaltung: Die Zugriffsdaten wie Benutzername und Passwort werden direkt im betroffenen System gespeichert und sind nur dort gültig. Arbeitet ein Unternehmen mit interner Benutzerverwaltung, muss der Admin einen neuen Mitarbeiter beispielsweise einzeln im Active Directory, in Exchange und in SAP anlegen. Ändern sich die Stammdaten des Benutzers, muss auch diese Änderung in jedem der Verzeichnisse einzeln durchgeführt werden.

• Externe Benutzerverwaltung: Hier erfolgt die zentrale Verwaltung der Benutzer über ein externes Verzeichnis, wie ein LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) oder ein Active Directory. Die Benutzer können systemübergreifend verwaltet werden, was den Administrationsaufwand erheblich reduziert.

Vorteile der externen Benutzerverwaltung:

• Zentrale Kontrolle über alle Benutzerkonten
• Einfache Integration in bestehende IT-Systeme
• Reduzierung administrativer Aufgaben und Fehlerquellen

Rollen, Gruppen und Zugriffsrechte

In der Benutzerverwaltung sind Benutzer oft bestimmten Gruppen oder Rollen zugewiesen. Diese definieren die Zugriffsrechte auf Anwendungen und Daten. Das hat den Vorteil, dass Berechtigungen nicht für jeden Benutzer einzeln vergeben werden müssen. Ein Beispiel: Alle Mitarbeiter der IT-Abteilung erhalten automatisch Zugang zu administrativen Tools und spezifischen Servern.

Die Verwaltung erfolgt in der Regel nach dem Least-Privilege-Prinzip: Jeder Nutzer besitzt nur die Rechte, die er für seine Aufgaben benötigt. Dadurch werden unnötige Zugriffe vermieden und die IT-Sicherheit erhöht.

Vorteile der rollenbasierten Benutzerverwaltung:

• Vereinfachte Administration durch Gruppenzuweisungen
• Höhere Sicherheit durch eingeschränkte Rechtevergabe
• Schnellere Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter

Automatisierte Benutzerverwaltung mit HelloID

HelloID ist eine Software, die eine systemübergreifende Benutzerverwaltung inkl. automatisierter Benutzerbereitstellung ermöglicht und perfekt an die Erfordernisse in Microsoft-Umgebungen angepasst ist.

Dank Self Service Workflows können zusätzliche Rechte, Zugriffe oder Berechtigungen an den jeweiligen Manager delegiert werden. Dank der Delegation erhält die IT enorme Bandbreite zurück.

Mit HelloID können Sie das komplette User Lifecycle Management eines Mitarbeiters abbilden: vom Onboardig über den Abteilungswechsel bis hin zum Offboarding. Ändert sich der Status eines Mitarbeiters (z.B. aufgrund eines Abteilungswechsels), passt die Software die Rechte und Rollen automatisch an. Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, löscht HelloID sämtliche Konten und Zugangsrechte.

Automatisches Reporting

Sämtliche Vorgänge in HelloID werden automatisch dokumentiert und revisionssicher abgelegt. Dies gilt sowohl für die Zuteilung der Standardrechte als auch für sämtliche Vorgänge im integrierten Self-Service Workflow.

Hier können die Mitarbeiter über ein anwenderfreundliche Dashboard selbst Zugriffsberechtigung anfordern. Die Kontrolle der Zugriffe erfolgt über Genehmigungsworkflows und die automatische Provisionierung entlastet die IT.

Vorteile einer automatisierten Lösung mit HelloID

Moderne IAM-Lösungen wie HelloID bieten Unternehmen eine effiziente Möglichkeit zur Benutzerverwaltung:

• Reduzierung administrativer Aufgaben und Fehlerquellen
• Sicherstellung von Compliance-Anforderungen durch automatisierte Protokollierung
• Schnelle Bereitstellung neuer Zugänge und sichere Löschung veralteter Konten

Durch den Einsatz von automatisierten Workflows können IT-Abteilungen entlastet und Sicherheitsrisiken minimiert werden.