Compliance – Was bedeutet das konkret?

Was ist Compliance?

Der englische Begriff „Compliance“ bedeutet wörtlich „Einhaltung“. In Organisationen beschreibt Compliance, in welchem Maße Gesetze und Richtlinien eingehalten werden, die für die jeweilige Organisation gelten.

Oft wird bei Compliance zunächst an finanzielle Vorschriften gedacht, aber auch Datenschutzrichtlinien, Arbeitsschutz- und Umweltgesetze sind Teil davon. Compliance bezieht sich nicht nur auf gesetzliche Vorschriften, sondern auch auf branchenspezifische Vereinbarungen oder unternehmensinterne Richtlinien.

In Deutschland sind insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und branchenspezifische IT-Sicherheitsnormen wie die ISO 27001 oder BSI-Grundschutz zu beachten.

Durch nachweisliche Compliance vermeiden Unternehmen Sanktionen und qualifizieren sich als vertrauenswürdiger Partner oder Kunde. Viele Organisationen setzen daher auf aktive Compliance-Programme mit umfassenden Schulungen, Reportings und Audits.

Was ist ein Compliance Officer?

Vor allem in Finanzunternehmen ist dafür ein sogenannter Compliance Officer zuständig. Diese Person überwacht die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien im gesamten Unternehmen. Bei Banken, Versicherern und Pensionsfonds unter Aufsicht ist diese Funktion gesetzlich vorgeschrieben. Ein Compliance Officer ist unter anderem verantwortlich für:

• Überwachung der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien
• Kontrolle privater Aktiengeschäfte von Mitarbeitenden
• Sicherstellung der Integrität von Unternehmen und Personal
• Untersuchung und Meldung von Vorfällen
• Aufbau eines Compliance-Programms mit Schulungen und Richtlinien

Der Fokus auf finanzielle Themen liegt an der großen Wirkung von Unregelmäßigkeiten wie Betrug, Geldwäsche oder Marktmanipulation. Zunehmend gibt es aber auch in anderen Bereichen wie Datenschutz und Umwelt eigene Verantwortliche, z. B. Datenschutzbeauftragte für den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Kommunikation mit der Datenschutzbehörde (AP).

Was ist ein Audit?

Ein Audit ist ein wirksames Mittel, um Compliance nachzuweisen. Dabei wird geprüft, ob Prozesse, Methoden, Berichte etc. gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Meist bezieht sich ein Audit auf eine bestimmte Vorschrift und bewertet die Einhaltung strukturiert anhand von Dokumenten und Gesprächen. Ein Finanz-Audit etwa prüft die Korrektheit der Finanzberichte, ein IT-Sicherheitsaudit bewertet, ob Sicherheitspläne umgesetzt und Normen eingehalten werden.

Man unterscheidet:

• Interne Audits: durch eigene Experten zur Selbsteinschätzung und Verbesserung
• Externe Audits: durch unabhängige, zertifizierte Prüfer, z. B. für eine offizielle Zertifizierung

Interne Audits sind oft Vorbereitung für externe und werden ebenfalls von autorisierten, unabhängigen Stellen im Unternehmen durchgeführt.

Welche Gesetze sind für Informationssicherheit relevant?

IT-Sicherheit und Datenschutz werden immer wichtiger. Grundlage für Sicherheitsmaßnahmen sind Standards wie die ISO 27001 oder Gesetze wie die DSGVO. Viele Sektoren haben eigene Normen:

• ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement),
• BSI IT-Grundschutz,
• DSGVO & BDSG (Datenschutz),
• KRITIS-Verordnung für kritische Infrastrukturen,
• Spezifische Normen für das Gesundheitswesen (z. B. gematik, KBV IT-Sicherheitsrichtlinie),
• Auch für das Bildungswesen existieren spezifische Standards.

Warum sollte man compliant sein?

Normen wie die DSGVO sind für alle Organisationen verpflichtend. Eigene Sicherheitsstandards sind schwer zu bewerten. Zertifizierte Normen schaffen Vertrauen, da sie durch externe Auditoren objektiv geprüft wurden. Für Unternehmen ist ISO 27001 nicht gesetzlich vorgeschrieben, bringt aber klare Vorteile: Eine Standardisierung macht die Sicherheitsstruktur nachvollziehbar und bei offizieller Zertifizierung vertrauen Partner auf deren Gültigkeit.

Tipps für mehr Compliance

Compliance Management Software hilft bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch Risikomanagement, Richtlinienverwaltung, Aufgabenverteilung und Berichterstattung.

Zur Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien ist auch Identity- & Access-Management-Software wie HelloID wichtig. Sie automatisiert die Vergabe von Rechten anhand von Rollen. Damit erfüllt man das Prinzip der minimalen Rechtevergabe („Least Privilege“). HelloID protokolliert alle Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar für Audits und Zertifizierungen.

Tipps zum Erhalt der Compliance

• Regelmäßige Risikoanalysen: Normen sind heute risikobasiert. Prüfen Sie regelmäßig, welche Risiken in Ihrer Organisation entstehen und passen Sie Prozesse entsprechend an.
• Einbindung des Managements: Compliance ist nicht Aufgabe einzelner Spezialisten. Die Geschäftsleitung muss Compliance regelmäßig prüfen und steuern.
• Audits & Monitoring: Auch wenn Audits nicht vorgeschrieben sind, sollten sie Bestandteil Ihrer Kontrollprozesse sein.