Rhein-Kreis-Neuss

45 Wochenarbeitsstunden eingespart dank automatisiertem Provisioning

• Lehrkräfte und Schüler benötigen an 13 über den Kreis verteilten Schulen Zugang zu IT-Systemen, Netzwerken und Software – mit je nach Rolle unterschiedlichen Berechtigungen.
• Die hohe Digitalisierung machte die manuelle Verwaltung per Excel zur Belastung für die kleine IT-Abteilung.
• Effizienz und Ressourceneinsparungen in der IT, dank automatisiertem Provisoning der Accounts

Automatisierung statt Flickenteppich

Mit der Einführung von HelloID von Tools4ever hat die IT-Abteilung einen Quantensprung gemacht. „Früher arbeiteten wir mit Excel-Listen, PowerShell-Skripten und manuell gepflegten Accounts. Jetzt bekommen wir regelmäßige Exporte aus dem Schulverwaltungssystem, und HelloID verarbeitet alles automatisiert – von der Neuanlage bis zum Offboarding.“

Der Effekt: „Wir sparen jede Woche 45 Stunden, einfach weil die Routineaufgaben wegfallen“, sagt Aridh. Eine Entlastung, die spürbar ist – gerade in einem kleinen Team mit vielfältigen Aufgaben. Selbst Lehrerinnen und Lehrer reagieren positiv: „Von einigen hören wir regelmäßig den Satz ‚Wie haben wir das nur früher gemacht?'“

Datenschutz als Leitprinzip

Gerade im schulischen Umfeld ist Datenschutz essenziell. „Wer Zugriff auf Schülerdaten hat, sieht praktisch das ganze Leben eines Kindes“, betont Aridh. Die Kreisverwaltung setzte deshalb gezielt auf eine Lösung, die europäische Standards erfüllt. „Dass Tools4ever ein deutsches Unternehmen ist und die Daten in Europa bleiben, war für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium.“

“Wir sparen jede Woche im Schnitt 45 Stunden, einfach weil die Routineaufgaben wegfallen.”

Dominik Aridh, IT-Abteilung des Rhein-Kreis-Neuss

Stolpersteine, die zu Standards wurden

Die Einführung verlief nicht ohne Hürden – aber produktiv. „Wir haben während des Projekts festgestellt, dass uns teilweise grundlegende Regeln fehlten, etwa wie mit Namensdopplungen umzugehen ist.“ Mit Unterstützung von Tools4ever wurden diese Lücken geschlossen. Heute sorgt das System nicht nur für automatische Benutzerverwaltung, sondern auch für mehr Struktur.

Mehr als nur Provisioning

Aktuell wird HelloID vor allem für das User Provisioning und das Password-Management genutzt. Doch die Vision reicht weiter: In Zukunft sollen auch Lehrkräfte bestimmte Gruppen oder Rechte auf Share-Laufwerke selber verwalten können – alles geregelt durch fein granulierte Berechtigungen. Auch eine Ausweitung auf die gesamte Kreisverwaltung ist angedacht.

„HelloID war für uns der Gamechanger. Und ehrlich gesagt – ich möchte nicht mehr zurück.“

• Vollständige Automatisierung: Automatisiertes On- und Offboarding sowie die einfache Umsetzung von Änderungen im Benutzer-Management – vollständig ohne manuellen Aufwand.
• Flexibles Baukastensystem: HelloID ist modular aufgebaut: Kunden nutzen genau die Funktionen, die sie benötigen. Das senkt den Implementierungsaufwand
  und steigert die Effizienz.
• Sicherheit & Compliance: Vordefinierte Compliance-Regeln lassen sich problemlos integrieren. Datenschutz und IT-Sicherheit sind gewährleistet – alle Daten verbleiben auf europäischen Servern.
• Schnelle Integration: Zahlreiche Templates und ein erfahrener Support ermöglichen eine reibungslose Anbindung – selbst bei komplexen IT-Strukturen.