remote onboarding mit iam neuer mitarbeiter im home office

Die digitalen Veränderungen und Umstellungen der letzten Monate gingen durch alle Abteilungen und Unternehmen, so kommt es nun auch immer häufiger vor, dass die Einarbeitungsphase (das Onboarding) vom Home-Office aus stattfindet. Da das Onboarding einen direkten Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und den Start-Erfolg eines neuen Mitarbeiters hat, ist es wichtig, dass dieser digitale Prozess reibungslos abläuft. Erfahren Sie im Folgenden, was es für den perfekten Start braucht und wie User Provisioning mithilfe von Identity- und Access Management as a Service (IAMaaS) unterstützt wird.

Tipp 1: Remote Onboarding: Automatisch die richtigen Berechtigungen für den richtigen Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter wollen an ihrem ersten Arbeitstag sofort mit der Arbeit beginnen. Das Ganze beginnt mit einem Laptop mit einem persönlichen Benutzerkonto, den richtigen Zugriffsrechten und der notwendigen Software. Der Laptop kann schnell gesteuert werden, aber der Zugriff auf die richtigen Ordner und Anwendungen ist oft etwas, das immer noch gerne hapert.

Die Herausforderung: Der neue Kollege braucht alle seine relevanten Zugänge und Sie als Vorgesetzter möchten nicht, dass der neue Mitarbeiter auf alles zugreifen kann.

Aktueller Prozess: Die IT-Abteilung erstellt, bearbeitet und verwaltet die Berechtigungs- und Zugriffsverwaltung manuell, um diese gewähren. Das kostet Zeit, Geduld und manuelle Fehler können auftreten.

Digitale und automatisierte Lösung: Mit unserer Identity- und Access Management as a Service-Softwarelösung (IAMaaS) HelloID wird eine Verbindung zwischen dem Personalsystem und dem persönlichen Benutzerkonten im Netzwerk realisiert. Dadurch wird der gesamte Onboardingprozess systemübergreifend automatisiert.

Das bedeutet, dass die Daten des neuen Mitarbeiters automatisch zwischen dem Personalsystem (z.B. P&I Loga, Sage, Workday, SAP, etc.) und dem Netzwerk synchronisiert werden. Dadurch verfügt der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag über ein Active-Directory Konto, an das die richtigen Rechte geknüpft sind, und kann daher sofort mit der Arbeit beginnen.

Tipp 2: Sicheres Arbeiten auch Remote, dank Multi-Faktor-Authentifizierung

Die Sicherheit spielt auch bei der Arbeit im Home-Office eine zentrale Rolle. Das Letzte, was Organisationen wollen, ist eine Datenschutzverletzung oder einen Cyber-Angriff. Es ist daher nicht nur wichtig, wie sich der Mitarbeiter im Netzwerk anmeldet, dass Rechte/Lizenzen erteilt oder entzogen werden können, sondern auch, dass der Zugang zu Anwendungen/Systemen angemessen gesichert ist.

Um einen sicheren und externen Zugang zum Unternehmensnetzwerk zu bieten, verwenden die meisten Unternehmen eine VPN-Verbindung (gerne auch in Kombination mit Citrix), damit Mitarbeiter auf eine Anwendung Zugriff erhalten. Für diese Anmeldung sind häufig nur ein Benutzername und ein Passwort erforderlich.

VPN - Virtual Private Network

VPNs ermöglichen Benutzern den Zugriff auf ein privates Netzwerk über eine öffentliche Verbindung. Für die meisten Remote-Arbeiten können Ihre Benutzer ein VPN nutzen, um von ihren eigenen Computern oder Laptops aus auf das Firmennetzwerk und ihre Desktop-Rechner zuzugreifen. Ob zu Hause, in einem Café oder an einem anderen Standort, VPNs stellen aufgrund der Verschlüsselung und der Barriere, die sie bieten, einen enormen Sicherheitsvorteil dar. Die Verschlüsselung verhindert Sicherheitslücken und das Abfangen von Daten, wenn ein Benutzer über ein öffentliches Netzwerk per Remote-Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk und die IT-Umgebung zugreift.
Doch im digitalen Zeitalter reicht das einfach nicht mehr aus. Viel zu einfach lassen sich diese hacken. Das sichere Arbeiten im Home-Office kann durch eine zusätzliche Authentifizierung z.B. via SMS, Authenticator-Apps (Google oder Windows), Push-to-Verify oder Security-Keys z.B. YubiKey verstärkt werden.

Erfahren Sie mehr über die Kombination von VPN und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Tipp 3: Optimale Agilität – Optimales Remote Onboarding

Die Herausforderung: Aufgrund der vielen Anwendungen, Systeme usw., müssen oftmals Dutzende von Benutzernamen und Passwörtern vergeben und abgespeichert werden - hinzu kommt dann noch das einzelne anmelden. Für einen neuen Mitarbeiter ist dies oft mühselig. Daher wird die Situation unsicher.

Aktuelle Situation: Neue Mitarbeiter notieren sich für jede Anwendung ihre Anmeldedaten wie Benutzernamen und Passwörter zentral an einer Stelle z.B. in einem Word-Dokument oder verwenden Notizblätter oder Bücher und lagern diese in ihren Schubläden. Gerade im Home-Office gibt es oftmals keinen geregelten und eigenen Arbeitsplatz, somit werden Passwörter sogar entweder mehrmals erneuert oder der Notizzettel landet irgendwann ungesichert im Mülleimer.

Digitale und automatisierte Lösung: Optimale Agilität dank Single Sign-On (SSO). Hierfür ist nur eine einmalige Anmeldung mit einem Benutzernamen und einem Passwort erforderlich, dabei schließt die Software das Anmeldeverfahren für jede weitere Anwendung automatisch ab.

Zu Recht stellt sich nun die Frage: Wo ist das jetzt sicher? Das Prinzip von Single Sign-On (SSO) besteht darin, dass ein Mitarbeiter, wenn er angemeldet ist, Zugang zu allem hat ("ein digitaler Schlüssel für alle digitalen Türen"). Das Entscheidende hierbei ist, dass, jede SSO-Lösung mit einer zusätzlichen Authentifizierungsstufe (Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Multi-Faktor-Authentifizierung) kombiniert wird. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass auch neue Mitarbeiter sicher auf alle ihre Anwendungen und Systeme zugreifen können.

Tipp 4: Remote Work vom Digital Workplace aus

Die Herausforderung: In dieser Entwicklung des New-Normal und Home-Offices ist es entscheidend, die IT-Infrastruktur auch aus der „Ferne“ verwalten zu können. Neue Mitarbeiter sollen unkompliziert, schnell und einfach auf all ihre benötigen Daten und Systeme zugreifen können.

Aktuelle Situation: Viele Anwendungen, Ordner, Systeme und Programme sind On-Premise auf einem klassischen Desktop zu finden und sind nur durch einen VPN-Zugang erreichbar.

Digitale und automatisierte Lösung: Ist es nicht schön, wenn alle wichtigen Systeme, Dokumente und Anwendungen an einem zentralen Ort z.B. Plattform zu finden sind? Mit einer hybrid- oder cloudbasierten Identity- und Access Management Lösung haben Mitarbeiter mit nur einer Anmeldung (dank Single Sign-On: SSO) Zugang zu einem benutzerfreundlichen und webbasierten Dashboard, über das sie z.B. ihre Cloud-Anwendungen mit einem einzigen Klick öffnen können.

Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten des Digital Workplace.

Mit einer Identity- und Access Management Software kann der Remote Onboarding Prozess optimal digital gewährleistet werden. Es ist nicht nur ein produktiver erster Arbeitstag für einen neuen Mitarbeiter geschaffen, sondern auch eine sichere und leicht zu verwaltende Arbeitsumgebung.

Zeit, sich voll und ganz auf die Digitalisierung zu konzentrieren

Mit unser IAM as a Service Lösung HelloID kann sich der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag im HelloID-Portal einloggen und mit einem Login (SSO) hat er direkten Zugriff auf alle seine Anwendungen und Daten, die er für seine Arbeit benötigt. Und das ohne Ärger und Stress.

Durch das Modul Self-Service Webshop (oder auch Service Automation) kann der neue Mitarbeiter, sofern Zugänge oder Ordner fehlen, diese einfach und direkt über das HelloID-Portal anfordern und der Vorgesetzte kann diese direkt genehmigen oder ablehnen. Der weitere Prozess wird sofort und automatisch ausgeführt. Durch die digitale Lösung kann dies auch im Remote vorgenommen werden.

Unsere IAMaaS-Lösung HelloID kann auch in Portale bekannter Social-Intranet- und IT-Management-Lösungen wie TOPdesk, SharePoint, Microsoft-Teams, Embrace, Triptic (Iris-Intranet) und a&m impact integriert werden.

Die Integration des Intranets mit HelloID schafft einen zentralen Digital Workplace für Mitarbeiter. Nach dem Einloggen in das gewohnte Social-Intranet haben die Benutzer, Zugang zu ihrem eigenen persönlichen Portal mit Informationen, Kommunikations-Tools und - über das HelloID-Widget - zu ihren eigenen Anwendungen und Datenordnern. Diese können mit einem einzigen Klick geöffnet werden. Großartig für das Remote Onboarding und neue Mitarbeiter (gilt auch für derzeitige Mitarbeiter), weil sie alles, was sie brauchen, zentral an einem Ort finden können.