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BSZ Stiftung

Wie sich die BSZ Stiftung dank automatisierter Provisionierung digitalisiert

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Keine IT-Hürden mehr dank barrierefreiem Identity Management

  • Manuelle Verwaltung macht Prozesse nicht nur langsamer, sondern ist auch eine potenzielle Fehlerquelle. Da die IT-Abteilung die Digitalisierung in der BSZ Stiftung vorantreiben möchte, entscheidet sie sich dazu, mit HelloID barrierefreies Identity Management zu implementieren.
  • HelloID soll zunächst die Benutzerverwaltung erleichtern. Im Fokus stehen dabei Automatisierung, Effizienz und Sicherheit. Gleichzeitig soll HelloID den Grundstein für weitere Digitalisierungen und Verbesserungen legen. Zukünftig kann das Tool z. b. um Self-Service-Funktionen erweitert werden.

Die BSZ Stiftung aus der Schweiz nutzt HelloID von Tools4ever, um für ihre Beschäftigten – darunter Menschen mit Beeinträchtigungen – den einfachen Zugang zu Daten und Systemen zu ermöglichen: Automatisch, effizient und sicher.

Als Irene Schobinger-Suter vor 30 Jahren - nach Abschluss ihrer Kaufmännischen Ausbildung - bei der schweizerischen BSZ Stiftung begann, arbeitete sie noch mit einer Schreibmaschine. Seitdem hat sich einiges verändert, doch das Ziel der 1974 gegründeten Stiftung ist noch dasselbe: Sie möchte Menschen mit Unterstützungsbedarf eine Ausbildung, Wohngemeinschaft oder eine regelmäßige Arbeit ermöglichen. Auf diese Weise soll Personen ab 16 Jahren geholfen werden, die eine bedarfsgerechte Unterstützung beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen benötigen. Heute beschäftigt die Stiftung an sechs Standorten über 1.000 Arbeitskräfte. Knapp die Hälfte sind Menschen mit Beeinträchtigungen, die in verschiedenen Werkstätten auch mit Computern arbeiten.

Manuelle Provisionierung überlastet die IT

„In meiner Zeit hier hat sich aber nicht nur die Technologie verändert“, lacht Schobinger-Suter. „Angefangen habe ich am Empfang, inzwischen bin ich seit zehn Jahren in der IT tätig.“ Als Mitarbeiterin im First Level Support verantwortet die 48-Jährige u. a. die Benutzerbereitstellung in der Organisation: Die Erstellung aller Nutzerkonten im Active Directory und weiteren Systemen sowie die Berechtigungsstruktur. Bisher wurden diese Verwaltungsprozesse für On- und Offboarding sowie Anpassung von Accounts und Zugriffsrechten manuell von der IT-Abteilung verwaltet, jedoch stieß sie irgendwann an ihre Grenzen. „Lange Zeit haben wir User-Gruppen angelegt und nicht die einzelnen Beschäftigten. Als diese nach und nach eigene E-Mail-Adressen angefordert haben, hat sich die User-Zahl verdoppelt – und damit auch der Aufwand für die Benutzerpflege. Wir kamen einfach nicht mehr hinterher.“

„Der größte Vorteil von HelloID ist für uns die flexible Gestaltung. Seit eineinhalb Jahren bewährt sich nun die automatische Provisionierung – und wir können HelloID jederzeit nach Bedarf erweitern.“

Irene Schobinger-Suter, verantwortlich für Benutzer- und Berechtigungsstruktur bei der BSZ Stiftung

Automatisierte Benutzerverwaltung bringt Effizienz und Sicherheit

Um die IT zu entlasten, suchen Irene Schobinger-Suter und ihre Kollegen Anfang 2020 nach einer geeigneten Software-Lösung. Während der Suche werden sie auf die Tools4ever GmbH aus Bergisch Gladbach aufmerksam. Mit HelloID hat der IT-Dienstleister eine Identity-Management-Lösung im Portfolio, die die Provisionierung automatisiert und die Benutzerverwaltung transparenter, sicherer und einfacher macht. Aufgrund der unkomplizierten und flexiblen Implementierung entscheidet sich die BSZ-Stiftung kurz darauf für die Einführung von HelloID. Den Anfang macht dabei die Anbindung an das vorhandene Personalsystem Abacus. Auf diese Weise kann die Stiftung Berechtigungen anhand von Rollen in der Organisation definieren, die bei einer Neuanstellung, einem internen Wechsel oder einem Austritt automatisch von HelloID im Active Directory angepasst werden. „Wechsel innerhalb der Stiftung kommen häufig vor“, erklärt Schobinger-Suter. „Die automatisierte Provisionierung ist für uns daher ein großer Gewinn. Alle Prozesse sind transparenter geworden und wir können Fehler viel schneller finden und beheben.“

Schneller Erfolg dank Flexibilität

Die Beschäftigten der BSZ Stiftung sind mit der Einführung von HelloID sehr zufrieden, inzwischen arbeiten knapp 500 von ihnen mit dem Identity-Management-Tool. Auch die IT-Abteilung begrüßt den Schritt in Richtung Automatisierung und die damit einhergehende Entlastung: „Der größte Vorteil von HelloID ist für uns die flexible Gestaltung. Seit eineinhalb Jahren bewährt sich nun die automatische Provisionierung – und wir können HelloID jederzeit nach Bedarf erweitern“, fasst Schobinger-Suter das Projekt zusammen. Da z. B. in der Stiftung der Self-Service-Gedanke stark ausgeprägt ist, laufen schon Gespräche, HelloID zukünftig um das Modul für Service Automation zu ergänzen. Dann könnten Beschäftigte auch ihr Passwort selbst zurücksetzen oder über einen Webshop selbständig Lizenzen für benötigte Anwendungen beantragen. Insgesamt wird die Arbeit mit dem Rechner einfach barrierefreier. „Als ich mit meiner Schreibmaschine angefangen habe, hätte ich nie gedacht, dass wir 30 Jahre später über eine automatisierte IT in unserer Stiftung sprechen würden“, lacht die IT-Expertin.

Vorteile

  • Große Auswahl an Standard-Schnittstellen: insbesondere zu vielen Personalmanagementsystemen, z. B. Abacus.
  • Automatisierte Provisionierung: Durch die Verknüpfung zwischen HR und IT bekommen Beschäftigte vom ersten Tag an die richtigen Berechtigungen.
  • 100 % automatisierte Benutzerverwaltung:Auch bei internen Wechseln muss die IT nicht eingreifen. Änderungen im HR-System lösen automatisch Anpassungsprozesse durch HelloID aus.
  • Entlastung der IT:Durch automatisierte Prozesse wird die IT deutlich entlastet und kann sich Innovationen und Digitalisierung widmen.
  • Einfache Implementierung:Das Tool ist einfach und sehr schnell zu implementieren. HelloID führt rasch zu spürbaren Verbesserungen.
  • Flexible Gestaltung:HelloID ist modular aufgebaut und kann nach Belieben um weitere Zielsysteme oder Funktionen für Self-Service, Multi-Faktor-Authentifzierung oder Single Sign-On (SSO) erweitert werden.