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Stadt Salzgitter

Nahtloser Übergang von UMRA zu IAM – moderner und problemloser Workflow mit browser-basiertem IAM

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  • Die Verwaltung der Nutzer erfolgt nun durch das moderne und ortsunabhängige Identity & Access Management System (IAM). Diese hochmoderne Lösung lässt nun plattformunabhängig, Nutzer und Rechte verwalten.
  • Die Aufgabendelegation an andere Abteilungen ist nun sehr viel schneller und einfacher zu erledigen. IAM spart durch seinen selbsterklärenden und übersichtlichen Aufbau enorme Zeit ein.

Nahtloser Übergang von UMRA zu IAM – moderner und problemloser Workflow mit browser-basiertem IAM

Die niedersächsische Großstadt Salzgitter liegt landschaftlich reizvoll im nördlichen Harzvorland. Ehemals von Schwerindustrie geprägt, punktet die Stadt heute mit innovativen Wirtschaftszweigen und freundlichem Wohnen im Grünen, dem Naherholungszentrum Salzgittersee und dem staatlich anerkannten Kurort Salzgitter-Bad. Die Stadtverwaltung sorgt mit diversen Ämtern und Eigenbetrieben für alle öffentlichen Belange. Für eine funktionierende IT-Infrastruktur der Arbeitsplätze sorgt it.sz - Städtische Zentrale für Informationstechnik. Die dortigen Kolleginnen und Kollegen kümmern sich unter anderem, um einen reibungslosen und regelkonformen Zugriff auf die IT. So geht es etwa darum, rund 1.500 Nutzerkonten zu administrieren. Bereits seit knapp 10 Jahren setzt die Stadt dabei erfolgreich auf UMRA (User Management Resource Administrator) von Tools4ever. Um weiterhin auf dem neusten, technologischen Stand zu bleiben, entschlossen sich die Verantwortlichen zum Umstieg auf die Nachfolgerlösung IAM (Identity & Access Manager).

Federführend bei dieser Aufgabe war Andreas Schaller, bei it.sz für Nutzerverwaltung und Zugriffssteuerung zuständig. „Wir wollten einerseits die bewährten Prozesse bei der Nutzerverwaltung beibehalten, aber gleichzeitig mit einer neuen Lösung auch in Zukunft die technologischen Möglichkeiten ausschöpfen. Zudem möchten wir unsere Systeme noch weiter beschleunigen.“ Aufgrund der guten Erfahrungen mit UMRA wollen die Niedersachsen bei Tools4ever bleiben und setzen daher auf den Nachfolger IAM. Bei der Konfiguration ging es vor allem darum, die existierenden Prozesse unverändert abzubilden – etwa in punkto Delegation der Aufgaben. So verfügen viele Ämter über Betreuer vor Ort, die beispielsweise Rechte für ihren Bereich setzen können und diverse Administrationsaufgaben übernehmen. „Die jeweiligen Kollegen sehen nur die Nutzer in ihrem eigenen Zuständigkeitsbereich und können daher keine unbefugten Aktionen ausführen. Zudem sparen wir enorm Zeit, weil Standards weitgehend vor Ort erledigt werden können – und auch die Ämter müssen nicht auf uns warten.“ so Herr Schaller. Die strikte Beschränkung von Rechten und Zugriffsmöglichkeiten kommt den Niedersachsen auch in Zeiten der DSGVO zupass. „Alle Vorgänge lassen sich lückenlos nachvollziehen. Die Anforderungen von in- und externen Prüfungen können wir daher problemlos erfüllen“, erläutert Herr Schaller.

„Damit fand ein absolut nahtloser Übergang statt und wir mussten keinerlei Einarbeitungszeit einplanen. Dieser gesamte Prozess dauerte lediglich eine Woche.“

Andreas Schaller, Netzwerk und Serverbetreuung in Salzgitter

IAM Umstieg: schnell und problemlos

Um diese bewährten Prozesse rund um Nutzerverwaltung und Zugriffssteuerung auch nach der Migration zu IAM beibehalten zu können, haben Herr Schaller und sein Team den Tools4ever-Spezialisten alle existierenden Vorgaben und Workflows zur Verfügung gestellt. „Wo es erforderlich war, wurden zudem einzelne Inhalte angepasst. Das Ganze konnten wir sogar per Telefon klären, so ist kaum Aufwand entstanden.“ Insgesamt sind nur Kleinigkeiten verändert worden, die sich problemlos während der Konfiguration von IAM integrieren ließen. Das Grundgerüst stand nach Herrn Schallers Worten daher sehr schnell: „Wir haben die Resultate von Tools4ever dann zwei- bis dreimal getestet und eventuelle Anmerkungen wurden kurzfristig umgesetzt. Dieser gesamte Prozess dauerte lediglich eine Woche.“ Um den Umstieg auch im Haus problemlos gestalten zu können, liefen UMRA und IAM noch wenige Wochen parallel. „Damit fand ein absolut nahtloser Übergang statt und wir mussten keinerlei Einarbeitungszeit einplanen“, freut sich Herr Schaller.

Von überall erreichbar

Im Gegensatz zu UMRA funktioniert IAM browser-basiert. Die Formulare lassen sich ohne weitere Voraussetzungen an den meisten Arbeitsplatzrechnern aufrufen. Für Herrn Schaller ist es ein großer Vorteil, direkt über einen beliebigen Webbrowser arbeiten zu können. „Ich kann nun von überall auf IAM zugreifen. Wenn ich zum Beispiel in unterschiedlichen Ämtern zu tun habe und Kolleginnen oder Kollegen mit Wünschen auf mich zukommen, kann ich die Änderungen meist direkt vor Ort umsetzen.“ Dazu muss sich Herr Schaller nur mit seinen Anmeldedaten einloggen und findet ortsunabhängig seine gewohnte Plattform vor. „So spare ich mit Hilfe von IAM enorm viel Zeit.“ Zu dieser Ersparnis trägt auch bei, dass IAM hoch performant arbeitet. Die einzelnen Schritte und Aufgaben im Rahmen des Nutzermanagements sind sehr schnell erledigt. Der IT-Spezialist aus Salzgitter freut sich, dass die Oberfläche nun deutlich moderner daherkommt. „IAM ist sehr übersichtlich gestaltet und die Nutzerbearbeitung lässt sich auf einer Seite über Tabs ansprechen. So sind mehr Informationen auf einen Blick abrufbar.“ Die Bedienerfreundlichkeit zählt auch, weil die Lösung im Dauereinsatz ist und sich eingesparte Zeit damit schnell addiert. Für Herrn Schaller trägt zudem die Protokollierung zu schlanken Abläufen bei. „Wenn ein Kollege krank ist, sieht der andere, welche Arbeiten bereits gemacht wurden und kann sich schnell einen Überblick verschaffen.“

Für zukünftige Erweiterungen gerüstet

Im Zuge der IAM-Einführung hat die Stadt Salzgitter nur wenig an den bewährten Abläufen geändert, so wie sie in UMRA festgelegt waren. Eine der wenigen Ausnahmen betrifft laut Herrn Schaller die Eintragung von Telefonnummern. „Bisher gab es keine eindeutigen Vorgaben zur Schreibweise, so haben manche Kollegen beispielsweise Leerstellen eingefügt, andere nicht. Mit browser-basiertem IAM vereinheitlichen wir das nun, sodass wir in Zukunft eine einheitliche Datenbank haben.“ Eine Umsetzung weiterer Funktionen von IAM ist im Gespräch. So kann sich Herr Schaller vorstellen, deutlich mehr Aufgaben an die jeweiligen Fachdienste zu delegieren. „Vor allem die Möglichkeit, Workflows abzubilden, gefällt mir sehr gut. Und weil die Oberfläche von IAM absolut selbsterklärend ist, könnten wir Ämter ohne eigene IT-Fachkräfte mit Aufgaben im Bereich der Nutzerverwaltung betrauen.“

Mit dem Umstieg auf das browser-basierte IAM System verfügt die Stadtverwaltung nun über eine hochmoderne Lösung zur Nutzer- und Rechteverwaltung, die sich plattformunabhängig nutzen lässt. Zudem existieren umfangreiche Möglichkeiten, Prozesse weiter zu automatisieren und zu delegieren.