Evangelische Stiftung Hephata

Vollautomatische Synchronisierung steigert Datensicherheit und Effektivität

Evangelische Stiftung Hephata logo

Evangelische Stiftung Hephata

  • Mit IAM werden bei der Evangelischen Stiftung Hephata Dienstpläne und Berechtigungen vollautomatisch synchronisiert, sodass Mitarbeiter ihre wechselnden Aufgaben jederzeit effektiv erfüllen können. Die Datensicherheit sensibler Kundendaten ist gewährleistet.
  • Außerdem entlastet IAM die Verwaltung erheblich durch eine Verknüpfung der automatisierten Terminplanung von Fortbildungen mit Benutzerkonteninformationen. 

Vollautomatische Synchronisierung steigert Datensicherheit und Effektivität

Die Dienstleistung der Assistenz für Menschen mit Behinderungen ist heute wichtiger denn je. Seit mehr als 150 Jahren leistet Hephata diesen Dienst als Stiftung und unterstützt Menschen, ihr Leben so selbständig und selbstbestimmt wie möglich zu gestalten. Die Stiftung verfügt über Kompetenzen in den Aufgabenbereichen „Hilfe zur Erziehung“, „Bildung und Ausbildung“, „Reha-Dienstleistungen“, „pflegerische Versorgung“ sowie „Maßnahmen zur Teilhabe am Arbeitsleben und an sozialen wie gesellschaftlichen Prozessen“. Dazu betreibt Hephata Einrichtungen an mehr als 170 Standorten, an denen ca. 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter korrekten und barrierefreien Zugriff auf die interne IT-Infrastruktur benötigen.

Josef Jansen, Leiter der IT-Abteilung bei Hephata, weist auf die Besonderheiten der Stiftung hin: „Unsere Beschäftigten arbeiten mit sensiblen Daten unserer Kunden, etwa zur Medikation oder zu Behinderungen. Wir müssen daher sicherstellen, dass diese personenbezogenen Informationen am jeweiligen Arbeitsplatz vorhanden sind, aber gleichzeitig keine unbefugten Zugriffe erfolgen können.“ Grundlage für die korrekte Berechtigungsvergabe bilden die Angaben aus der Personalabteilung. So verwaltet die Evangelische Stiftung Hephata den Einsatz ihrer Mitarbeiter zentral über Workforce Management Software von Atoss – übergreifend für alle Standorte. Festgehalten werden beispielsweise Dienstpläne, Kostenstellen, Gruppenzugehörigkeit oder Ein- und Austrittsdaten. Die weiteren bei Hephata verwendeten Systeme und Anwendungen werden mit Hilfe von IAM von Tools4ever synchronisiert. Über Atoss werden automatisch CSV-Dateien generiert, die IAM über entsprechende Schnittstellen an alle angeschlossenen Ressourcen weiterleitet. Dazu gehören zum Beispiel Active Directory, Fileserver und Mailsoftware. Der automatisierte Informationsaustausch gewährleistet, dass die Zugriffsrechte der etwa 2.500 Nutzer an allen 170 Standorten stets auf den aktuellen Daten der Personalabteilung beruhen, sodass unbefugter Zugriff auf sensible Kundendaten zuverlässig vermieden wird.

Vollautomatische Synchronisierung

Die Evangelische Stiftung Hephata profitiert von einer solchen, vollautomatisierten Synchronisation ganz besonders, weil viele Beschäftigte häufig ihre Kostenstellen wechseln und sich damit auch die jeweiligen Abteilungs- und Gruppeninformationen ändern. Wie der Dienstplan jedes Beschäftigen aussieht, wird zentral von der Personalabteilung im Rahmen der Personaleinsatzplanung mit Atoss festgelegt. Jede Nacht werden diese Daten vollautomatisch mit Hilfe von IAM übertragen, sodass beispielsweise das entsprechende Login am Rechner erfolgen kann oder der Zugriff auf die Drucker gewährleistet ist. Im Rahmen von Atoss lassen sich auch Planungen für die Zukunft festlegen, die IAM dann automatisch ausführt. Verfügt ein Kollege etwa nur über eine befristete Anstellung, so vermerkt die Verwaltung das Austrittsdatum bereits vorab im System. „IAM sorgt dafür, dass die Berechtigungen am Datum des Austritts automatisch gelöscht werden“, so Jansen. Er ergänzt, dass Ähnliches auch bei neuen Kollegen gilt. „Bereits am ersten Tag erhalten Neuzugänge automatisch die Benutzerrechte für Dateien, E-Mail oder andere Ressourcen. Jeder kann daher ohne Verzögerungen und in professioneller Umgebung arbeiten.“ Diese reibungslosen Abläufe freuen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden, denn durch die vollautomatische Synchronisierung sind ihre persönlichen Daten sicher.

„Wir müssen sicherstellen, dass die sensiblen Daten unserer Kunden am jeweiligen Arbeitsplatz vorhanden sind, aber keine unbefugten Zugriffe erfolgen können. Durch die vollautomatische Synchronisierung durch IAM ist die Datensicherheit gewährleistet.“

Josef Jansen, Leiter der IT-Abteilung bei der Evangelischen Stiftung Hephata

Fortbildungen automatisch buchen

Wie in der Gesundheitsbranche üblich, müssen auch die Hephata-Beschäftigten häufig Schulungen und Fortbildungen besuchen. Die Verwaltung dieser Termine ist sehr aufwändig, weil unterschiedliche Dozenten einzuplanen sind, es häufig zu Änderungen oder Absagen kommt sowie unterschiedliche Standorte, Termine und Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Nach Jansens Angaben erledigt Hephata diese Aufgaben mit Hilfe einer Softwarelösung von evidenz. „Die Mitarbeiter müssen zum Beispiel regelmäßig Erste-Hilfe-Kurse absolvieren und unsere Software bucht die Veranstaltungen für die Kollegen automatisch. Durch die neue Verbindung zum Personalsystem via IAM weiß die Software nun, wenn ein Mitarbeiter gewechselt oder die Fortbildung schon absolviert hat“, so Jansen. „Ohne IAM, das die verschiedenen Systeme miteinander korreliert, wären zwei Leute damit beschäftigt, die nötigen Änderungen händisch in die Datenbank einzugeben!“ Diese Verbindung hat die IT-Abteilung bei Hephata in einer zweiten Phase realisiert und damit die Möglichkeiten von IAM noch ein Stück weiter ausgeschöpft. IAM vermeidet nicht nur Fehler bei der manuellen Eingabe, sondern sorgt auch für eine erhebliche Zeitersparnis durch den automatisierten Informationsaustausch. Laut Jansen sollen in Zukunft noch weitere Prozesse mit Hilfe von IAM gesteuert werden, um die Prozesssicherheit im Unternehmen zu erhöhen und Datensicherheit zu gewährleisten. „Automatische Prozesse und damit die Vermeidung von Unterbrechungen oder Irrtümern wirken sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Und diese ist uns sehr wichtig.“

Ergebnis

Dank IAM können die Beschäftigten der Evangelischen Stiftung Hephata stets auf die für Sie vorgesehenen Ressourcen zugreifen und ihre unterschiedlichen Aufgaben effektiv erfüllen. Gleichzeitig werden unbefugte Zugriffe sicher vermieden und Datensicherheit sensibler Kundeninformationen gewährleistet. Durch die Verbindung zwischen Atoss Workforce Management Software, Active Directory und evidenz Terminplanungssoftware durch IAM werden sowohl Berechtigungen synchronisiert, als auch die Terminplanung von Fortbildungen automatisiert. So können 2.500 Hephata-Mitarbeiter ihre wertvolle Zeit in die Betreuung der Menschen mit Behinderung investieren. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit IAM will Hephata sukzessive noch weitere Ressourcen anschließen.