Leider beginnt der erste Arbeitstag für neue Mitarbeiter manchmal eher suboptimal: Man wartet eine halbe Stunde am Empfang, die neuen Kolleginnen und Kollegen haben kaum Zeit, Zutrittskarte und Laptop sind noch nicht bereit, und am Ende des Tages sitzt man alleine am Arbeitsplatz und liest sich irgendwelche Dokus durch. So ein Beginn lässt nicht nur den neuen Mitarbeiter zweifeln, sondern ist auch für den Arbeitgeber von Nachteil.
So lösen Sie nicht den Personalmangel
Jeder Personalexperte wird Ihnen sofort sagen, dass schlechtes Onboarding dazu führen kann, dass der neue Kollege oder die neue Kollegin nicht lange bei Ihnen bleiben wird. Eine Untersuchung des HR- und Payroll-Experten Paychex zeigt, dass nur die Hälfte aller Mitarbeiter voll und ganz mit ihrem Onboarding zufrieden waren. Von diesen zufriedenen Leuten gaben 70 % an, dass sie sich einen längeren Verbleib im Unternehmen vorstellen können – wogegen es bei den unzufriedenen nur 10 % waren.
Das können Sie sich als Arbeitgeber in einer Branche, die um qualifizierte Leute kämpft, natürlich nicht erlauben. Es schadet Ihrem Ruf als Arbeitgeber (Employer Branding) und hat natürlich auch finanzielle Auswirkungen. So ermittelte eine führende niederländische Karriereplattform unlängst, dass freie Stellen erst nach ca. zwei Monaten besetzt werden können, und dass die Kosten für die Personalsuche durchschnittlich zwei Monatsgehälter betragen. Da es sich um einen Durchschnittswert handelt, gibt es natürlich auch Firmen und Branchen, wo diese Zahlen noch viel höher liegen – und dabei sind die unnötigen Kosten für Training und Einarbeitung noch nicht mitgerechnet, falls neue Leute nach wenigen Wochen schon wieder kündigen.
Auch die Produktivität leidet
Ein solches mangelhaftes Onboarding schlägt sich direkt auf die Produktivität nieder. Zunächst bleibt natürlich Arbeit liegen, wenn jemand schnell wieder weg ist, aber es kostet immer auch Zeit und Mühe, bis neue Leute produktiv arbeiten können. Dabei herrscht vor allem beim Hauptgeschäft vieler Organisationen hoher Zeitdruck, und neue Mitarbeiter sollen schnell eingeführt werden.
Ein Paradebeispiel dafür ist die Pflegebranche, wo neue Beschäftigte möglichst bald eigene Schichten übernehmen können sollen. In diesem Sektor ist immer viel zu tun, denn die Patienten warten nicht. Zugleich gibt es eine hohe Fluktuation, und es wird häufig auf Leiharbeiter zurückgegriffen, um krankheits- oder urlaubsbedingte Lücken zu füllen oder auch plötzliche Spitzen abzudecken, wie z. B. bei der Corona-Pandemie.
Das ist prinzipiell auch sinnvoll, da die Anforderungen in der Pflege meist deutlich festgelegt sind und nach standardisierten Protokollen vorgegangen wird. Dadurch können ausgebildete Mitarbeiter üblicherweise schnell selbstständig arbeiten – allerdings nur, wenn sie am ersten Tag direkt Arbeitskleidung, Telefon, Zugänge, Ausweis und so weiter erhalten haben. Niemand ist frustrierter als eine Pflegekraft, die unter Zeitdruck steht und dann neben neuen Mitarbeitern stehen muss, weil diese weder ihre Systemzugänge noch ihre benötigten Arbeitsmittel haben. Die Qualität des Onboardings wirkt sich also direkt auf die Produktivität eines Unternehmens aus.
Ein gutes On- und Preboarding
Es zahlt sich geschäftlich mehrfach aus, wenn das Onboarding gut und professionell verläuft: Ihre Personalabteilung freut sich über ein besseres Employer Branding und eine höhere Bindungsrate, während die Teamleitung glücklich ist, wenn neue Kolleginnen und Kollegen direkt selbstständig arbeiten können.
Aus diesem Grund wird dem Onboarding heute oft viel Bedeutung beigemessen. Die Eingliederung ins Unternehmen folgt einem klaren Ablaufplan ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung. Neue Mitarbeiter werden von einem Mentor begleitet und erhalten einen Trainingsplan. Zudem stehen ihnen vom ersten Tag an Laptop, Handy und Zugangskarte zur Verfügung, ebenso wie alle digitalen Zugänge, die angesichts zunehmend hybrider Arbeitsweisen sowieso immer wichtiger werden. Die Untersuchung von Paychex zeigte übrigens auch, dass besonders Mitarbeiter, die vorwiegend remote arbeiten, mit ihrem Onboarding unzufrieden waren.
Auch der Zeitraum von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag bleibt leider oft noch ungenutzt. Um das zu ändern, investieren viele Unternehmen jetzt neben dem Onboarding auch ins sogenannte Preboarding. In dieser Phase können die Aufgabenbereiche beschrieben, erste Fragen beantwortet und bereits organisatorische Dinge erledigt werden, zum Beispiel die Einrichtung von Benutzerkonten für E-Mail, Intranet und Anwendungen. Über Online-Systeme lassen sich zudem bereits Einblicke in die neue Abteilung gewinnen, die neuen Kolleginnen und Kollegen kennenlernen oder die neue Software ausprobieren. Alles in allem kann das Preboarding auf den ersten Arbeitstag vorbereiten und ein erstes Gefühl für den neuen Arbeitsplatz vermitteln.
Ein modernes On- und Preboarding bietet Vorteile für alle Seiten: Die Firma profitiert von einer schnelleren Produktivität, und als neuer Mitarbeiter fühlt man sich wohler, wenn nicht alles auf einen Schlag kommt und man schon früher produktiv arbeiten kann.
Smartes Onboarding und Preboarding mit HelloID
Als IAM-Spezialist sind wir häufig in die Onboarding- und Preboarding-Prozesse unserer Kunden involviert. Für die Bereitstellung von Informationen, Online-Tutorials und Onboarding-Abläufe kommen natürlich andere Systeme zum Einsatz, aber unsere Lösung HelloID sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter rechtzeitig alle erforderlichen System- und Anwendungszugänge erhalten.
Einige Beispiele:
Identity Lifecycle Management schon im Preboarding
Mit HelloID können Sie eine automatische Vergabe von Benutzerkonten und Zugriffsrechten für Ihr Preboarding und Ihr Onboarding konfigurieren. Über Geschäftsregeln lässt sich beispielsweise festlegen, dass bereits 30 Tage vor dem Eintrittsdatum passende Berechtigungen und Zugänge je nach Funktion, Abteilung und sonstigen Merkmalen erteilt werden. Dank temporärer Rollen ist dabei sichergestellt, dass sensible Daten noch geschützt sind. Am ersten Arbeitstag wird diese Rolle dann automatisch in eine feste Rolle umgewandelt, damit der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Rechte für seine Arbeit hat. Würden Sie gern mehr über diese ausgefeilten Prozesse erfahren? Hier lesen Sie alles über unser Provisioning-Modul zur automatischen Benutzer- und Berechtigungsverwaltung.
Geschrieben von:
Matthias Kellers
Senior Consultant IAM & HelloID
Seit mehr als 12 Jahren arbeitet Matthias Kellers als Senior Consultant bei Tools4ever. Er unterstützt unsere Kunden regelmäßig mit Schulungen zu unseren IGA-Lösungen Identity Access Manager & HelloID.
