Personio
Durch die Integration werden alle Änderungen in Personio automatisch von unserem IAM-System erkannt und entsprechend der konfigurierten Prozesse (Eintritt, Änderung, Austritt) und der hinterlegten Business Rules in allen angebundenen Systemen synchronisiert.
Die Daten in Personio bieten eine perfekte Grundlage für eine automatisierte, regelbasierte und fehlerfreie Benutzerverwaltung. Mittels eines Connectors zwischen rexx und Ihrem Netzwerk, bekommt jeder Mitarbeiter, anhand der Daten in Personio wie z. B. Name, Abteilung, Position, Manager, Eintritts-/Austrtittsdatum, usw., automatisch und regelbasiert einen angemessenen Zugang zu Systemen und Daten.
Ihre Vorteile eines automatisierten Personio-Konnektors
Mit der Integration von Personio und HelloID optimieren Sie Ihre Prozesse und gewährleisten eine fehlerfreie, regelbasierte und sichere Verwaltung aller Konten und Berechtigungen.
- Durchgehende Prozesse zwischen HR und IT: Eine sichere und effiziente Benutzerverwaltung startet in der Personalabteilung.
- Entlastung der IT: Dank automatisierter und fehlerfreie Benutzerverwaltung. So schaffen Sie wieder Freiraum für Innovationen.
- Verbesserte IT-Sicherheit und Compliance: Jeder User bekommt automatisiert und regelbasiert die richtigen Berechtigungen.
User Provisioning aus Personio
Durch die Integration werden alle Änderungen in Personio automatisch von unserem IAM-System erkannt und entsprechend der konfigurierten Prozesse (Eintritt, Änderung, Austritt) und der hinterlegten Business Rules in allen angebundenen Systemen synchronisiert.
Personio Schnittstelle als Quellsystem fuer User Provisioning
User Lifecycle Management automatisiert
Dank Onboarding im User Provisioning Prozess ab dem ersten Tag alle Zugriffe
Eintritt / Onboarding
Mit den in Personio hinterlegten Daten (z. B. Name, Eintrittsdatum, Abteilung) erstellt HelloID automatisiert Benutzerkonten im (Microsoft Entra ID) AD inklusive Berechtigungen, Mailbox und Homeverzeichnis. Zusätzlich können weitere Accounts für weitere Systeme (z. B. ERP, CRM, Telefon) regelbasiert angelegt werden. Tools4ever bietet dafür über 150 Schnittstellen zu verschiedenen Zielsystemen.
Dank User Provisioning keine überberechtigungen
Änderungen / Change
Ändern sich Mitarbeiterdaten in Personio, z. B. im Falle eines Abteilungswechsels oder einer Namensänderung, passt HelloID, die Berechtigungen automatisch an. Neue Berechtigungen werden regelbasiert vergeben, die alten widerrufen.
Auf Knopfdruck funktioniert mit User Provisioning das Offboarding
Austritt / Offboarding
Beim Verlassen des Unternehmens sperrt HelloID alle Accounts automatisch, systemübergreifend und zeitnah. Optional werden weitere Offboarding-Prozesse gestartet.
User Lifecycle Management automatisiert
| Änderung in Personio | Verfahren in Zielsystemen |
|---|---|
| Onboarding: Neuer Mitarbeiter | Mit den in Personio hinterlegten Daten (z. B. Name, Eintrittsdatum, Abteilung) erstellt HelloID automatisiert Benutzerkonten im (Microsoft Entra ID) AD inklusive Berechtigungen, Mailbox und Homeverzeichnis. Zusätzlich können weitere Accounts für weitere Systeme (z. B. ERP, CRM, Telefon) regelbasiert angelegt werden. Tools4ever bietet dafür über 150 Schnittstellen zu verschiedenen Zielsystemen. |
| Andere Funktion des Mitarbeiters | Ändern sich Mitarbeiterdaten in Personio, z. B. im Falle eines Abteilungswechsels oder einer Namensänderung, passt HelloID, die Berechtigungen automatisch an. Neue Berechtigungen werden regelbasiert vergeben, die alten widerrufen. |
| Mitarbeiter heiratet/scheidet | Der Anzeigename und die E-Mail-Adresse werden (falls gewünscht) angepasst. |
| Andere Standort für Mitarbeiter | Benutzerkonto wird in eine andere OU in AD verschoben und mit standortspezifischen Rechten ausgestattet. |
| Offboarding: Mitarbeiter tritt aus | Beim Verlassen des Unternehmens sperrt HelloID alle Accounts automatisch, systemübergreifend und zeitnah. Optional werden weitere Offboarding-Prozesse gestartet. Benutzerkonten werden deaktiviert und die betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen informiert. Nach einer gewissen Zeit werden die Konten automatisch gelöscht. |
Warum ist eine Personio-Anbindung mit HelloID nützlich?
Sicherheit und Auditing
Akkumulation von Berechtigungen vermeiden z. B. Funktions-/Abteilungswechsel: Ein zentraler Vorteil von Identity-Management-Lösungen ist die Vermeidung der Rechteakkumulation (Principle of Least Privilege). Mitarbeiter sammeln im Laufe der Zeit immer mehr Berechtigungen an, besonders wenn diese manuell vergeben und nicht entzogen werden. Dies kann erhebliche Sicherheitsrisiken und Auditprobleme (z. B. DSGVO) verursachen. HelloID sichert durch regelbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) stets ein korrektes und angemessenes Berechtigungsniveau.
Keine aktive Accounts für Ex-Mitarbeiter z. B. Austritt aus dem Unternehmen: Eine verspätete oder ausbleibende Information an die IT-Abteilung über den Austritt von (externen) Mitarbeitern führt häufig zu „verwaisten“ Benutzerkonten. Diese Konten sind nicht nur Sicherheitslücken, sondern verursachen auch Kosten durch ungenutzte Lizenzen. HelloID sorgt in Verbindung mit dem Personalsystem für eine automatische, systemübergreifende und rechtzeitige Sperrung von Accounts.
Logging und Auditreporting: Die immer anspruchsvolleren Gesetze und Compliance-Vorschriften, wie DSGVO, BSI, ISO-27001 oder die Anforderungen Ihrer Cyberversicherung, erfordern eine transparente und nachvollziehbare Benutzer- und Berechtigungsverwaltung. Alle Änderungen in HelloID werden für Auditzwecke mit protokolliert.
Entlastung von IT-Fachkräften und höhere Mitarbeiterbindung
Durch den Wegfall zeitaufwändiger, manueller Prozesse können sich IT-Mitarbeiter auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Dies steigert ihre Motivation und Zufriedenheit und fördert gleichzeitig eine stärkere Mitarbeiterbindung innerhalb der IT.
Effiziente Kommunikation durch Automatisierung
Dank der Integration von Personio mit HelloID können Organisationen ihre internen Prozesse und die Kommunikation effizienter gestalten. Im Falle einer Änderung im Personalstamm wird HelloID die entsprechende Änderung automatisiert im Netzwerk verarbeiten und zusätzlich werden automatische E-Mail-Benachrichtigungen versendet, die sicherstellen, dass alle Beteiligten zeitnah informiert sind.
Ein Beispiel:Die IT-Abteilung kann die Beziehung Vorgesetzter–Angestellter nutzen, um Vorgesetze über die automatisierte Anlage des Useraccounts bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters zu informieren. Der Vorgesetzte kann dann bei Bedarf, mit Hilfe von dem Self Service Portal, eventuell selber zusätzliche Berechtigungen und Ressourcen vergeben (soweit dies nicht schon automatisiert von dem Rollenmodell erledigt worden ist). Durch diese automatischen Benachrichtigungen aus dem Personalsystem ist sichergestellt, dass der Betrieb insgesamt reibungslos und ungestört läuft.
Es lohnt sich – Return on Investment (ROI)
Das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen eines Benutzerkontos kann oftmals 30 Minuten oder mehr in Anspruch nehmen. Dazu kommt der Aufwand wegen nachträglichen Korrekturen. Mit der Personio-Integration in HelloID wird dieser Aufwand nahezu vollständig automatisiert. Dadurch sparen IT-Administratoren und Helpdesk-Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben einsetzen können. Gleichzeitig senkt die Automatisierung auch die Kosten für ungenutzte Lizenzen und Speicherkapazität.
Finanzielle Vorteile durch das Vermeiden von Datenlecks und damit zusammenhängende Kosten, Umsatzverluste und Reputationsschäden sowie die Vermeidung von Bußgeldern, weil regulatorische Vorgaben nicht eingehalten wurden, sind ebenfalls relevant, jedoch schwerer quantifizierbar.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle / RBAC
Neue Mitarbeiter können dank der Anbindung an Personio ab Tag 1 produktiv arbeiten. Für die rollenbasierte Berechtigungsvergabe (RBAC) kommt eine Berechtigungsmatrix mit Business Rules zum Einsatz. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten damit automatisch und regelbasiert die richtigen Konten und Zugriffsrechte für ihre zukünftigen Aufgabenbereiche. Und wenn sich die Aufgaben ändern, passen sich die Berechtigungen automatisch und gemäß Ihrer Konfiguration der Businessrules an. Bis zum letzten Arbeitstag wenn sich die Zugänge automatisch wieder schließen.
> 170 Schnittstellen
Mehr als 170 integrierte Schnittstellen zu Active Directory / Microsoft Entra ID, ERP, CRM, usw.
Einfache Installation und Konfiguration
Rechnen Sie mit 2-3 Tage für die Installation dieser Schnittstelle
Bidirektionaler Link
Bisher erfolgte die Anbindung an Personio über einen CSV-Export, der ausschließlich unidirektional funktionierte: Daten konnten aus rexx heraus exportiert und in HelloID verarbeitet werden, jedoch nicht zurückgeschrieben werden.
Die Personio API ermöglicht einen zuverlässigeren und direkteren Export von Personaldaten aus Personio nach HelloID. Damit kann die Synchronisation künftig flexibler und stabiler gestalten.
Wichtig zu wissen:
Die API bietet zwar eine Importfunktion, diese erlaubt jedoch nur den Import aller Personen gleichzeitig – ein gezieltes Update einzelner Datensätze ist aktuell nicht möglich. Damit bleibt die Integration weiterhin primär unidirektional, da HelloID-Daten wie E-Mail-Adressen oder UPNs derzeit nicht gezielt an rexx zurückgeschrieben werden können.
Service Automation für den Helpdesk
Zusätzlich zur direkten Verbindung mit Personio können den Helpdesk-Mitarbeitern webbasierte Formulare zur Verfügung gestellt werden, mit denen auf einfache Weise die verbleibenden Benutzerverwaltungsaufgaben erledigt werden können. Diese Aufgaben betreffen z. B. das Zurücksetzen von Passwörtern oder das (ad hoc) Bearbeiten eines Benutzerkontos. Die Formulare garantieren eine einheitliche Benutzerverwaltung und es müssen keine administrativen Berechtigungen vergeben werden. Für die Verwendung der benutzerfreundlichen Formulare werden fast keine IT-Kenntnisse vorausgesetzt. Jeder kann die IT jetzt unterstützen.
HelloID unterstützt mehr als 170 Connectoren. Damit bietet HelloID eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten zwischen Personalsystemen und anderen Systemen. Besuchen Sie hier die Connector-Seiten für die Möglichkeiten.
