Self-Service & Workflows sind ein Ticket-Killer für Ihre IT

Mit Self-Service & Workflows für die Organisation den administrativen Aufwand für die IT reduzieren

Der IT-Helpdesk spielt eine entscheidende Rolle, um Mitarbeitende bei der Optimierung ihrer Produktivität zu unterstützen. In der Praxis wird der Helpdesk jedoch häufig von Tickets überflutet, was zu Verzögerungen und Stress führt. Mit Self-Service & Workflows haben Sie einen echten Ticket-Killer für Ihr Unternehmen. Dank unserem Portal können Ihre Mitarbeiter per Workflow selbst Zugriff auf Anwendungen und Daten anfordern und ihr Manager kann mit einem Klick genehmigen. Das Ergebnis sind eine deutlich entlastete IT und eine höhere Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen. Das professionelle Image Ihrer IT-Abteilung steigt enorm.

Entlastung des IT-Helpdesks: Durch die Reduzierung der Ticketanzahl wird die IT-Abteilung entlastet, kann effizienter arbeiten und erhöht spürbar das IT-Service-Level in Ihrem Unternehmen.
Eigenständigkeit & Zufriedenheit: Mitarbeitende können eigenständig IT-Ressourcen anfordern. Das erhöht ihre Selbstständigkeit und Zufriedenheit, denn sie müssen nicht auf Unterstützung durch den Helpdesk warten.
Weniger Wartezeit, mehr Produktivität: Kürzere Wartezeiten bedeuten einen reibungsloseren Ablauf und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter.

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Warum Sie sich für Self-Service & Workflows entscheiden sollten?

Effizienz &
Kosteneinsparung

Mit Self-Service und Workflows lassen sich routinemäßige und häufige Anfragen automatisiert bearbeiten. Dadurch verbringt der IT-Helpdesk weniger Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben und kann sich auf komplexere Themen konzentrieren. Das Ergebnis: schnellere Problemlösungen für die User und spürbare Kosteneinsparungen auf lange Sicht.

Erhöhte
Mitarbeiterzufriedenheit

Die Möglichkeit, IT-Aufgaben eigenständig durchzuführen, steigert die Motivation und Unabhängigkeit der Mitarbeitenden. Zudem verkürzen sich Wartezeiten – und die gesamte Nutzererfahrung steigert deutlich.

Flexibilität &
Skalierbarkeit

Wenn Unternehmen wachsen und sich verändern, entwickeln sich auch ihre IT-Anforderungen weiter. Mit Self-Service und Workflows lassen sich Prozesse mühelos anpassen oder erweitern, um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden. Das Ergebnis ist ein System, das sowohl flexibel als auch skalierbar ist – und Ihr Unternehmen optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.

Ein Einblick in die Möglichkeiten

Selbstständige Anforderung von IT-Ressourcen

Mitarbeitende können eigenständig die IT-Ressourcen anfordern, die sie für Ihre Arbeit benötigen – sei es der Zugriff auf eine bestimmte Applikation, ein neues Postfach oder zusätzlicher Speicherplatz. Über benutzerfreundliche Formulare ist dies schnell und unkompliziert möglich.

Automatisierte Workflows

Jede Anfrage können Sie durch einen vordefinierten Workflow steuern. Dadurch werden Anfragen automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet und sämtliche Schritte konsistent und effizient ausgeführt. Beispielsweise prüft das System automatisch, ob bestimmte Berechtigungskriterien erfüllt sind, bevor einem Mitarbeitenden Zugriff erteilt wird.

Flexible Delegation von IT-Aufgaben

Mit Self-Service können Sie Verantwortlichkeiten für bestimmte IT-Aufgaben von der IT-Abteilung auf andere Bereiche der Organisation übertragen. Dies kann wie folgt erfolgen:

Produkteigentümer: Funktionale Administratoren oder Lizenzmanager, die für bestimmte Systeme oder Anwendungen zuständig sind. Sie bekommen einen tiefen Einblick darüber, wer Zugriff auf welche Ressourcen hat, und können Zugriffe direkt erteilen oder entziehen.
Manager: Durch die Delegation erhalten Manager Einblick in die Zugriffsrechte ihres Teams, erleichtern den Überblick über die IT-Nutzung ihrer Abteilung und helfen dabei, unnötige Lizenzkosten zu vermeiden.

Self-Service für Ihre Mitarbeiter

Der ultimative Vorteil des Self-Service ist es, Aufgaben direkt an die Mitarbeiter zu delegieren. Mitarbeiter können über einen nutzerfreundlichen Katalog eigenständig Ihre benötigten IT-Ressourcen anfordern – ganz ohne IT-Helpdesk oder Vorgesetzte. Das erhöht die Effizienz und ermöglicht es, schneller auf die benötigten Tools zuzugreifen. Dennoch bleibt die Kontrolle bei der Organisation: Anträge können zum Beispiel erst der Führungskraft zur Freigabe vorgelegt und im Anschluss automatisiert bearbeitet werden.

“Wir sparen jede Woche im Schnitt 45 Stunden, einfach weil die Routineaufgaben wegfallen.”

Dominik Aridh

IT-Abteilung des Rhein-Kreis-Neuss

Fallstudie lesen
“HelloID ist ein innovatives und gut funktionierendes Tool für die komplexe Benutzerverwaltung bei HRS… Seit der Implementierung von HelloID erhalten wir 200 Tickets pro Monat weniger. Das ist eine wirklich große Entlastung für unser Helpdesk.”

Hellen Braun

IT Managerin bei der HRS Group

Fallstudie lesen

Self-Service & Workflows und HelloID Service Automation

HelloID Service Automation ist ein cloudbasiertes Modul und Bestandteil der Identity & Access Management (IAM)-Lösung HelloID. Das Modul ermöglicht es Mitarbeitenden, viele IT-Anfragen selbst zu regeln. Sie können eigenständig online Zugriff auf benötigte IT-Ressourcen beantragen. HelloID leitet diese Anfragen an den Verantwortlichen weiter und dieser genehmigt automatisch den Zugang. Dadurch muss der IT-Helpdesk weniger eingreifen, die Ticketanzahl sinkt und die IT-Abteilung wird spürbar entlastet.

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Häufig gestellte Fragen

Self-Service ist eine Funktionalität von HelloID Service Automation, die Mitarbeiter oder deren Vorgesetzte befähigt, ohne Beteiligung des IT-Helpdesks IT-Ressourcen zu beantragen oder zu kündigen. Somit sorgt das Modul Service Automation für einen einfachen, schnellen und benutzerfreundlichen Freigabeprozess für Mitarbeiter, Manager und dem IT-Helpdesk. Nach Freigabe durch den Daten- oder Produkteigentümer werden Änderungen automatisiert in die IT-Infrastruktur übertragen und protokolliert.

Workflows spielen eine unverzichtbare Rolle bei der automatisierten Bearbeitung von Anträgen durch Mitarbeiter oder Führungskräfte. Mit Workflows wird detailliert festgelegt, wie diese Anfragen bearbeitet werden. Beispielsweise kann definiert werden, dass ein Antrag für den Zugang zu einer Standardanwendung automatisch genehmigt wird, ein Antrag für kostenintensive Software allerdings stets die Freigabe eines verantwortlichen (Abteilungs-)Managers benötigt. Mehrstufige Workflows inkl. E-Mail-Benachrichtigung sind ebenso möglich, wie die Integration von Vertretungen oder Gruppen statteinzelner User.

Obwohl Self-Service die Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeiter automatisiert, behalten Sie weiterhin die volle Kontrolle und Übersicht. Dank der Workflows bestimmen Sie bis ins Detail, wie Anfragen verarbeitet werden. Falls gewünscht, können Sie festlegen, dass jede Anfrage vorab zur Genehmigung an einen (Abteilungs-)Manager weitergeleitet wird. Gleichzeitig wird jeder Vorgang in HelloID protokolliert.

Die IAM-Lösung HelloID ist für eine schnelle und reibungslose Implementierung konzipiert. Das gilt auch für das Modul Service Automation und speziell für Funktionalität Self-Service & Workflows. Allerdings erfordert die Einführung von Self-Service Entscheidungen über die Gestaltung der entsprechenden Richtlinien und die erforderlichen Konfigurationen – etwa beim Erstellen der Formulare für Ressourcenzugriffe, der Workflows für die (automatisierte) Bearbeitung der Anfragen und bei der Einrichtung des Self-Service-Katalogs. Die Experten von Tools4ever unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.