Manager self-service

Was ist Manager-Self-Service (MSS)?

Manager-Self-Service (MSS) bezeichnet eine Lösung, mit der Führungskräfte eigenständig Daten und Berechtigungen der Mitarbeitenden in ihrem Verantwortungsbereich verwalten können. Besonders verbreitet ist der Einsatz im HR-Bereich: Dort erhalten Manager die Möglichkeit, Personaldaten einzusehen, zu pflegen oder Änderungen zu genehmigen – ohne den Umweg über die Personalabteilung.

Doch die digitale Transformation hat den Anspruch an Manager-Self-Service deutlich erweitert. Moderne IT-Umgebungen verlangen nach flexiblen Prozessen, bei denen Zugriffsrechte, Benutzerkonten und Systemfreigaben direkt vom Vorgesetzten gesteuert werden können.

In diesem Artikel geben wir zunächst einige konkrete Beispiele für gängige HR-bezogene Manager-Self-Service-Anwendungen. Anschließend zeigen wir neuere Anwendungen, bei denen Manager beispielsweise Konten und Zugriffsrechte selbst vergeben und anpassen können.

Manager-Self-Service im HR-Kontext

Autonomie für Führungskräfte bei der Verwaltung von Personaldaten

Im klassischen HR-Self-Service können Führungskräfte grundlegende Mitarbeiterinformationen einsehen und pflegen – etwa Arbeitszeiten, Urlaubsstände oder Abteilungszugehörigkeiten. In vielen Organisationen gehört hierzu auch das Genehmigen von Weiterbildungen, Vertragsänderungen oder das Starten von Onboarding-Prozessen.

Durch die Integration in bestehende Identity und Access Management (IAM)-Lösungen wird der HR-Self-Service deutlich leistungsfähiger: Manager können nicht nur Daten verwalten, sondern auch Prozesse anstoßen – direkt aus dem IAM-System heraus.

Ein Beispiel: Ein Projektmitarbeiter benötigt kurzfristig Zugriff auf eine Anwendung oder ein gemeinsames Verzeichnis. Über den Manager-Self-Service kann der zuständige Teamleiter diese Freigabe mit wenigen Klicks selbstständig erteilen.

Diese dezentrale Verwaltung von Berechtigungen entlastet die IT-Abteilung, erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit im Tagesgeschäft und verbessert die Nachvollziehbarkeit – insbesondere, wenn sie in regelbasierte IAM-Systeme wie HelloID integriert ist.

HR-Manager-Self-Service im Identity und Access Management

Wie moderne Führungskräfte über IAM-Systeme HR-Aufgaben digital steuern

Der Manager-Self-Service hat sich insbesondere im Bereich Personalmanagement und Recruiting etabliert. In Kombination mit einem leistungsfähigen Identity und Access Management (IAM)-System wie HelloID ermöglicht er es Führungskräften, zentrale HR-Aufgaben selbstständig und digital zu erledigen – sicher, effizient und nachvollziehbar.

Praxisnahe Anwendungsbeispiele für HR-Self-Service

So entlasten Sie Ihre HR-Abteilung und beschleunigen Abläufe

Wie bereits erwähnt, finden sich die meisten Beispiele für Manager-Self-Service im Bereich Personalwesen und Rekrutierung. Nachfolgend einige Beispiele:

• Personalverwaltung durch Führungskräfte
  Manager erhalten über das IAM-System Zugriff auf relevante Personalinformationen ihrer Teammitglieder – etwa Personalakten, Leistungsbeurteilungen oder Gesprächsprotokolle. Änderungen wie Beförderungen, Stellenwechsel oder Funktionsänderungen können direkt registriert werden. Das reduziert den administrativen Aufwand für HR und beschleunigt interne Prozesse erheblich.

• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
  Mit einem integrierten Manager-Self-Service genehmigen oder lehnen Führungskräfte Urlaubsanträge ihrer Mitarbeitenden direkt selbst ab – ebenso können Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten verwaltet werden. Dank aktueller Übersichten zu Urlaubstagen, Anwesenheit oder Vertretungssituationen bleiben Teams handlungsfähig und transparent organisiert.

• Gehalts- und Vergütungsfreigaben
  Manager können auf Gehaltsinformationen, Boni, Spesen oder andere Vergütungsbestandteile zugreifen und diese selbst freigeben. In sensiblen Fällen geschieht dies mit zusätzlicher Genehmigung oder in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. IAM-Systeme sorgen hier für Sicherheit, Protokollierung und Compliance.

• Unterstützung bei Rekrutierung und Bewerberauswahl
  Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen sichten und Bewerber auswählen – all das kann heute im Rahmen eines Manager-Self-Service vom Vorgesetzten übernommen werden. Die Zusammenarbeit mit HR wird dabei nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt. Die digitale Bearbeitung in Echtzeit beschleunigt den gesamten Recruiting-Prozess erheblich.

• Schulungen und Weiterentwicklungen
  Führungskräfte planen eigenständig Schulungsmaßnahmen für ihre Mitarbeitenden, genehmigen Weiterbildungen oder bewerten Lernfortschritte. Mit Hilfe eines integrierten IAM-Systems behalten sie jederzeit den Überblick über absolvierte Kurse, Kompetenzen und Qualifizierungsbedarfe.

Die Vorteile von Manager Self-Service im IAM

Mehr Effizienz, mehr Kontrolle, bessere Entscheidungen

Manager Self-Service bietet Vorteile auf mehreren Ebenen, von der gesamten Organisation bis hin zum einzelnen Manager und seinen Teammitgliedern:

• Vorteile auf Organisationsebene: Ein digital unterstützter Manager-Self-Service sorgt für effizientere Prozesse und eine signifikante Entlastung der zentralen HR- und IT-Abteilungen. Zudem werden Echtzeitdaten verfügbar, die bessere strategische Entscheidungen ermöglichen. Gleichzeitig hilft der strukturierte Zugriff über das IAM-System dabei, gesetzliche Vorgaben (z. B. DSGVO) und Compliance-Richtlinien konsequent einzuhalten.

• Vorteile für Führungskräfte/ Manager
  Manager gewinnen durch den Self-Service mehr Kontrolle über Prozesse und Personaldaten im eigenen Verantwortungsbereich. Sie handeln schneller, autonomer und können gezielter auf Teamdynamiken eingehen. Das IAM-System dient dabei als technische Rückendeckung – sicher, protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.

• Vorteile für Mitarbeitende
  Auch für Mitarbeitende verbessert sich der Alltag: Anfragen werden schneller bearbeitet, es entsteht mehr Transparenz über HR-Prozesse und die Kommunikation mit der Führungskraft wird durch direkte Rückmeldungen gestärkt. Das Ergebnis: höhere Zufriedenheit und bessere Zusammenarbeit.

Manager-Self-Service für IT-Ressourcen und Zugriffsrechte

So verwalten Führungskräfte IT-Assets effizient über IAM- und ITSM-Systeme

Während sich viele klassische Manager-Self-Service-Funktionen auf HR-Prozesse wie Urlaub, Gehalt und Mitarbeiterdaten beziehen, erweitert sich der Anwendungsbereich zunehmend in Richtung IT-Management. Führungskräfte möchten heute nicht nur Personalthemen steuern, sondern auch IT-bezogene Ressourcen und Berechtigungen für ihre Teammitglieder schnell, sicher und eigenständig verwalten können.

ITSM-Tools als Basis für Self-Service-Prozesse

Beantragung und Freigabe von IT-Assets durch Manager

ITSM-Tools wie TOPdesk unterstützen Organisationen dabei, IT-bezogene Anfragen systematisch zu erfassen und abzuarbeiten. Über ein Manager-Self-Service-Portal lassen sich unter anderem folgende Ressourcen verwalten:

• Hardware wie Laptops, Telefone, Monitore oder Drucker

• Softwarelizenzen und Applikationen, abgestimmt auf die Aufgaben des Mitarbeitenden

• Nicht-IT-Ressourcen wie Zugangsausweise, Werkzeuge oder Arbeitskleidung

• Störungsmeldungen und Reparaturaufträge

Manager können über ein zentrales Portal Anfragen für ihr Team stellen, Self-Service-Tickets freigeben oder selbst Änderungsanträge bewerten. Das ITSM-System übernimmt anschließend die Weiterleitung an zuständige Stellen, dokumentiert den Status und informiert automatisch über den Fortschritt.

IAM-Plattformen: Steuerzentrale für Zugriffsrechte

Automatisierung und Self-Service über HelloID

Identity und Access Management (IAM)-Plattformen wie HelloID bilden das Rückgrat der modernen Rechte- und Rollenvergabe in Unternehmen. Sie ermöglichen nicht nur die automatische Bereitstellung (Provisioning) und Entziehung von Benutzerkonten, Softwarezugriffen und Datenberechtigungen – sie bieten auch Self-Service-Funktionalitäten, die speziell auf die Anforderungen von Führungskräften zugeschnitten sind.

Ein Manager kann z. B. über das IAM-Portal:

• Berechtigungen für Applikationen und Datenräume freigeben

• Neue Benutzerkonten beantragen

• Rollenbasierte Rechte überprüfen und anpassen

• Abteilungswechsel oder Projektrollen initiieren

Diese Prozesse laufen nicht isoliert ab – vielmehr arbeiten IAM und ITSM Hand in Hand.

Zusammenspiel von IAM und ITSM: Ein Beispiel aus der Praxis

Durchgängige IT-Integration für smarte Automatisierung

Ein typisches Szenario zeigt, wie IAM- und ITSM-Systeme ineinandergreifen:

1. Ein Mitarbeiter wird im HR-System von HelloID als neuer Krankenpfleger registriert.

2. Auf Basis definierter Business-Regeln erkennt HelloID automatisch, welche neuen Zugriffsrechte, Softwarezugänge und Konten erforderlich sind.

3. Diese Informationen werden direkt an die entsprechenden Zielsysteme weitergegeben und Zugriffsrechte automatisch vergeben.

4. Gleichzeitig löst HelloID eine Benachrichtigung an TOPdesk aus: Der neue Krankenpfleger benötigt eine Uniform und einen Zugangsausweis.

5. TOPdesk übernimmt nun die operative Umsetzung – vom Versand der Information an die Hausverwaltung bis zur Ausgabe des benötigten Equipments.

Ergebnis: Der gesamte Onboarding-Prozess erfolgt vollständig integriert, automatisiert und revisionssicher – ohne manuelle Übergaben, doppelte Dateneingaben oder Wartezeiten.

Manager-Self-Service in HelloID: Effiziente Rechtevergabe direkt durch Führungskräfte

So automatisieren Sie individuelle Zugriffsanfragen über das IAM-Service-Automation-Modul

In einer modernen IT-Umgebung spielt die Automatisierung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten eine zentrale Rolle. Die IAM-Plattform HelloID geht hier mit gutem Beispiel voran: Bis zu 80 % aller Provisionierungsprozesse – also die Zuweisung von Konten, Rollen und Berechtigungen – werden automatisiert durchgeführt. Grundlage hierfür sind Rollenmerkmale wie Funktion, Abteilung oder Projektzugehörigkeit.

Doch was passiert mit den übrigen 20 %, bei denen individuelle Anforderungen vorliegen? Genau hier kommt der Manager-Self-Service innerhalb von HelloID ins Spiel.

Self-Service für individuelle IT-Anfragen

Wie Führungskräfte individuelle Zugriffe beantragen – ganz ohne Helpdesk

Nicht alle Anforderungen lassen sich mit Standardrollen und Regeln abdecken. Projekte erfordern oft kurzfristig den Zugriff auf spezielle Software, Datenverzeichnisse oder Netzlaufwerke. Hier unterstützt das Service-Automation-Modul von HelloID – ein leistungsfähiges Werkzeug für individuelle IT-Requests, das gleichzeitig den Helpdesk entlastet.

Mit nur einem Klick können Manager:

• neue Softwarelizenzen oder Anwendungen beantragen

• Zugriffsrechte auf Projektmappen oder Datenbanken freischalten

• Anfragen für Mitarbeiter schnell und sicher autorisieren

Dabei entscheidet die Konfiguration, ob eine Anfrage direkt umgesetzt wird – oder ob z. B. eine zusätzliche Freigabe durch einen Ressourcenmanager erforderlich ist. HelloID übernimmt die vollständige Automatisierung der Workflows im Hintergrund, dokumentiert den Prozess und kommuniziert mit den jeweiligen Zielsystemen.

Self-Service-Dashboard und individuelle Konfiguration

Standardisierte Oberfläche, flexibel erweiterbar

Die gesamte Manager-Self-Service-Funktionalität ist über ein benutzerfreundliches User-Dashboard verfügbar. Dieses ist bereits in der Standardlösung von HelloID enthalten und kann mit wenigen Anpassungen an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden.

Für erweiterte Szenarien besteht zusätzlich die Möglichkeit, sogenannte „Delegated Forms“ zu konfigurieren. Diese ermöglichen es Ihnen, individuelle Manager-Workflows zu gestalten – zum Beispiel:

• Rollenspezifische Genehmigungsprozesse

• Zugriff auf unternehmensspezifische Applikationen

• Asset-Anfragen für spezielle Abteilungen

So lässt sich der Manager-Self-Service exakt auf Ihre IT-Strategie und Governance-Vorgaben abstimmen – und das bei voller Integration in Ihr bestehendes IAM-System.

Fazit: HelloID schafft klare Strukturen für Manager und IT

Self-Service, Automatisierung und Kontrolle in einer Plattform

Die Möglichkeit, Manager direkt in IT-Prozesse einzubinden, stärkt nicht nur deren Autonomie, sondern entlastet auch zentrale IT-Ressourcen. Durch die Kombination aus automatisierten Provisionierungsregeln und individuellen Self-Service-Anfragen bietet HelloID eine flexible und sichere Lösung, die perfekt auf die Anforderungen von IT-Leitern, Geschäftsführern und Digitalisierungsverantwortlichen zugeschnitten ist.