Schatten-IT (Shadow IT)

Was ist Schatten-IT (Shadow IT)?

Schatten-IT, auch als Shadow IT bekannt, beschreibt den Einsatz von Software, Apps oder Technologien, die nicht offiziell von Ihrer IT-Abteilung genehmigt oder kontrolliert werden. In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeiter solche Tools oft sogar unbewusst – beispielsweise wenn trotz vorgeschriebener Messaging-Lösung WhatsApp für die Kommunikation verwendet wird.

Ursachen und Gründe für die Verbreitung von Shadow IT

Schatten-IT ist kein neues Phänomen – ihre Wurzeln reichen sogar in Zeiten zurück, als Mitarbeiter noch ausschließlich an Desktop-Computern ohne Internetzugang arbeiteten und beispielsweise mit Disketten oder USB-Sticks „nützliche Tools“ in die Systeme einspielten. Doch gerade in den letzten Jahren hat die Nutzung von Shadow IT explosionsartig zugenommen. Verschiedene technologische und organisatorische Entwicklungen haben diesen Trend maßgeblich begünstigt.

• Cloud Computing: Die einfache Verfügbarkeit von Anwendungen und Diensten im Internet erlaubt es Nutzern, Software schnell und unkompliziert herunterzuladen und zu installieren – sei es eine App auf dem Smartphone oder ein SaaS-Dienst, der sofort einsatzbereit ist.

• Kostenlose Basisversionen: Viele Anwendungen senken die Einstiegshürden deutlich. Nutzer können oft ohne finanzielle Investition neue Tools ausprobieren, was die Verbreitung von Shadow IT zusätzlich fördert.

• Ein weiterer wichtiger Treiber ist die seit der Corona-Pandemie verstärkt genutzte Remote-Arbeit. Mitarbeiter sind es gewohnt, ihre Arbeitsumgebung flexibel selbst zu gestalten und greifen dabei häufig auf eigene Softwarelösungen zurück, um ihre Produktivität sicherzustellen.

• Auch Bring Your Own Device (BYOD) trägt erheblich zur Ausweitung von Shadow IT bei. Private Smartphones, Tablets oder Laptops bieten häufig uneingeschränkte Möglichkeiten zur Installation von Software. Die Grenzen zwischen privater und geschäftlicher Nutzung verschwimmen dadurch zunehmend, was die Kontrolle über eingesetzte Technologien erschwert.

Gründe für die Verbreitung von Shadow-IT in Unternehmen

Die bloße Verfügbarkeit von Schatten-IT (Shadow-IT) allein erklärt nicht, warum sich diese Form der Technologie-Nutzung in Unternehmen so stark verbreitet hat. Vielmehr spielen verschiedene, tiefgreifendere Gründe eine Rolle, die oft nichts mit mangelnder Disziplin oder Ignoranz gegenüber IT-Richtlinien zu tun haben.

• Angenehmeres und effizienteres Arbeiten: Mitarbeiter testen gerne neue Tools, die ihnen helfen, bestimmte Aufgaben schneller und unkomplizierter zu erledigen. Diese Eigeninitiative fördert Innovation und Produktivität, führt aber auch dazu, dass Anwendungen ohne offizielle Freigabe genutzt werden.

• Kapazitätsengpässe in der IT: Gerade in vielen mittelständischen und großen Unternehmen ist die IT oft stark ausgelastet. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter auf schnelle Lösungen zurückgreifen, wenn die offizielle IT keine zeitnahen Ressourcen für neue Anforderungen bereitstellen kann.

• Innovationsdrang: Insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern oder „Digital Natives“, spielt ebenfalls eine große Rolle. Diese Generation ist gewohnt, ständig neue Technologien und Apps auszuprobieren, die der Markt in immer kürzeren Zyklen bereitstellt.

• Nutzerfreundlichkeit: Im Vergleich zu herkömmlicher Unternehmenssoftware, die oft als sperrig und komplex wahrgenommen wird, punktet Shadow-IT häufig. Benutzerfreundliche Anwendungen fördern die Akzeptanz und Nutzung im Alltag.

• Restriktive und langwierige Genehmigungsprozesse: Starre hohe interne Vorgaben oder hohe Lizenzkosten schrecken viele Mitarbeiter ab. Statt den oft bürokratischen Weg über die IT-Abteilung zu gehen, greifen sie lieber auf einfache, sofort verfügbare Online-Tools zurück.

Shadow-IT erfüllt somit oft Bedürfnisse, die durch die bestehende IT-Struktur nicht oder nur unzureichend bedient werden. Für IT-Leiter und Geschäftsführer bedeutet dies eine anspruchsvolle Herausforderung: Wie kann man Shadow-IT kontrollieren und gleichzeitig die Innovationskraft und Flexibilität im Unternehmen erhalten?

Praxisbeispiele und Risiken von Schatten-IT (Shadow-IT) in Unternehmen

Schatten-IT betrifft selten unternehmensweite Kernanwendungen wie CRM- oder Finanzsysteme. Die hohe Komplexität und das Risiko eines unautorisierten Einsatzes solcher Systeme verhindern meist deren Nutzung ohne IT-Unterstützung. Anders sieht es jedoch bei flexiblen, einfach zugänglichen Anwendungen aus, die von Mitarbeitern oft ohne offizielle Freigabe verwendet werden.

Beispiele für Shadow-IT:

• Dateiübertragungstools: Anwendungen wie WeTransfer, mit denen große Dateien komprimiert und versendet werden können, sind bei Mitarbeitern sehr beliebt, da sie schnell und unkompliziert funktionieren – oft ohne Unterstützung der IT-Abteilung.

• Cloud-Speicher: Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ersetzen häufig die offiziellen, jedoch oft umständlicheren und weniger flexiblen Speicherlösungen des Unternehmens.

• Spezialisierte Software: Agile Projektmanagement-Tools, kreative Anwendungen oder Planungssoftware bieten oft mehr Funktionalität und Benutzerkomfort als die IT-genehmigten Alternativen.

Darüber hinaus kann Shadow-IT auch Hardware und individuelle Eigenentwicklungen umfassen, beispielsweise von Mitarbeitern selbst erstellte Apps oder angeschaffte Geräte, die ohne IT-Beteiligung ins Unternehmen gelangen.

Die Risiken von Schatten-IT (Shadow-IT) für Ihre IT-Sicherheit:

Shadow-IT lässt sich in der Praxis kaum vollständig unterbinden und wird häufig ohne volles Bewusstsein für die Folgen genutzt. Eine Studie von Statista aus dem Jahr 2020 zeigt, dass 42 % der Befragten private E-Mail-Konten für berufliche Zwecke nutzen – oft ohne Genehmigung der IT-Abteilung. Laut Gartner wird der Anteil der Mitarbeiter, die unautorisierte Technologien einsetzen oder anpassen, bis 2027 auf 75 % steigen. Gartner zählt Shadow-IT zu den acht wichtigsten Cybersecurity-Herausforderungen der kommenden Jahre.

Die Risiken durch Shadow-IT sind vielfältig und sollten keinesfalls unterschätzt werden:

• Malware-Gefahr: Nicht genehmigte Anwendungen können gefährlichen Schadcode enthalten und so die IT-Sicherheit des gesamten Unternehmens gefährden.

• Verstoß gegen Sicherheitsrichtlinien: Shadow-IT-Anwendungen entsprechen oft nicht den unternehmensweiten Standards für IT-Sicherheit und Datenschutz.

• Kontrollverlust: Es ist unklar, wo Daten gespeichert werden, wie sicher sie sind und wer darauf Zugriff hat – ein hohes Risiko für Datenschutzverletzungen.

• Probleme bei Datensicherung und Integrität: Daten können verloren gehen oder versehentlich veröffentlicht werden, etwa wenn kostenlose Abonnements ausgelaufen sind oder Dienste eingestellt werden.

5 effektive Tipps zur Reduzierung von Schatten-IT (Shadow-IT) in Ihrem Unternehmen

Eine vollständige Vermeidung von Schatten-IT ist in der heutigen dynamischen IT-Landschaft kaum realistisch. Dennoch gibt es bewährte Strategien, mit denen Sie die Nutzung von Shadow-IT deutlich besser kontrollieren und die Risiken minimieren können:

1. Bereitstellung von Unternehmenshardware:
   Stellen Sie Ihren Mitarbeitern standardisierte Geräte wie Diensttelefone und -laptops zur Verfügung. So behalten Sie die Kontrolle über die installierte Software und können unerwünschte Anwendungen vermeiden. Einheitliche Endgeräte erleichtern zudem die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und den Einsatz von Identity und Access Management (IAM)-Systemen.

2. Klare BYOD-Richtlinien etablieren:
   Definieren Sie verbindliche Nutzungsregeln für „Bring Your Own Device“ (BYOD). Dazu gehören etwa zeitliche Begrenzungen für Sitzungen sowie die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Anwendungen auf einem Gerät. So schützen Sie Unternehmensdaten und sorgen für Compliance.

3. Monitoring und Überwachung:
   Führen Sie ein aktives Monitoring der IT-Infrastruktur durch. Insbesondere sollten Sie den Einsatz von potenziell risikobehafteten Anwendungen überwachen, um Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen.

4. Einsatz von Low-Code-Plattformen:
   Ermöglichen Sie die Entwicklung von Anwendungen innerhalb der Organisation – jedoch unter strenger IT-Aufsicht und nach klar definierten Sicherheitsstandards. Low-Code-Plattformen bieten so eine sichere Alternative zur Shadow-IT und fördern gleichzeitig Innovationen.

5. Bewusstsein schaffen:
   Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umfassend über die Risiken von Shadow-IT. Ein gut geschultes Team trifft fundierte Entscheidungen und nutzt bevorzugt genehmigte, sichere Lösungen.

Unterstützung durch moderne IAM-Lösungen

Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Kampf gegen Shadow-IT ist die Bereitstellung transparenter und einfach zugänglicher genehmigter Anwendungen. Oft sind Mitarbeiter sich nicht bewusst, welche Alternativen offiziell verfügbar sind.

Ein übersichtlicher Servicekatalog, der Software-Anfragen und -Genehmigungen automatisiert, vereinfacht die Nutzung genehmigter Tools erheblich. Unsere IAM-Lösung HelloID bietet genau diese Funktionalität – Self-Service & Workflows: Mit wenigen Klicks können Ihre Mitarbeiter Anwendungen anfordern und aktivieren – ohne Umwege und Sicherheitsrisiken. So reduzieren Sie Shadow-IT nachhaltig und fördern zugleich die Effizienz und Sicherheit Ihres Identity und Access Managements.