Usecase
Die IT-Abteilung entlasten
Eine mühelose IT-Verwaltung durch zentrales, einheitliches und automatisiertes Management von Benutzerkonten und Zugriffsrechten.
HERAUSFORDERUNG
Für die IT-Abteilung ist die manuelle Verwaltung der Useraccounts und deren Berechtigungen organisatorisch sehr aufwendig, technisch komplex und anfällig für Fehler.
Moderne Organisationen arbeiten mit einer Vielzahl spezialisierter Anwendungen: von Office-Suites über EPDs bis hin zu Planungstools. Doch viele dieser Systeme bringen eigene Benutzerkonten und individuelle Zugriffsmethoden mit – was Ihr Benutzer- & Zugriffsmanagement unnötig komplex, fehleranfällig und ineffizient macht.
Die Folge: hoher manueller Aufwand, fehler, Sicherheitsrisiken und langsame Abläufe. Genau hier setzt HelloID an.
ANFORDERUNGEN
Funktionen
Identity Lifecycle Management
Verarbeitung von Änderungen aus dem HR-System – oder einem anderen Quellsystem – und darauf basierend Erstellung, Änderung oder Entzug von Benutzerkonten und -rechten.
Role Based Access Control (RBAC)
Auf Basis eines Berechtigungsmodells wird der Zugang von Mitarbeitern zu den Daten und Anwendungen definiert: Onboarding und Offboarding geschehen automatisch, sobald ein Benutzer im Personalsystem hinzugefügt oder mit einem Austrittsdatum versehen wird. Bei einem Abteilungswechsel reicht die Änderung im Personalsystem, um die Berechtigungen systemübergreifend anzupassen.
Governance, Rezertifizierung & Soll-Ist-Analyse
Unser HelloID-Modul Governance überprüft regelmäßig und automatisiert die Zugriffsrechte, erkennt Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Berechtigungen und bietet eine revisionssichere Rezertifizierung – für volle Transparenz und Compliance.
Self-Service & Workflows
Zugriffsrechte effizient integrieren und verwalten – ohne manuelle Eingriffe. Mit HelloID digitalisieren und automatisieren Sie die Beantragung, Genehmigung und Bereitstellung von Zugriffsrechten. Dank Self-Service-Funktionen und integrierter Genehmigungsworkflows sparen Sie wertvolle Zeit in der IT und beschleunigen alle relevanten Prozesse rund um das Zugriffsmanagement.
Helpdesk Delegation
Entlasten Sie Ihre IT-Abteilung durch klar strukturierte Workflows im Zugriffsmanagement. HelloID ermöglicht die gezielte Delegation von IT-Aufgaben an Helpdesk-Mitarbeitende oder Key-User – ganz ohne tiefgehendes technisches Know-how. Über standardisierte Formulare können alltägliche Aufgaben zur Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten sicher und nachvollziehbar durchgeführt werden.
Unsere Schnittstellen und Integrationen
HelloID unterstützt mehr als 150 Schnittstellen und Integrationen für die Anbindung verschiedener Quell- und Zielsysteme. Erfahren Sie mehr in unserem umfangreichen Schnittstellen-Katalog.
Single Sign-On
Ein Login – alles drin! Über ein benutzerfreundliches Portal, nur einen Benutzernamen und ein Passwort erhalten Sie uns Ihre Mitarbeiter sicheren Zugriff auf alle Ihre notwendigen Anwendungen und Systeme.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Schützen Sie Ihre Systeme durch moderne Zugriffsmanagement-Sicherheit. HelloID unterstützt flexible Multi-Faktor-Authentifizierung mit bedingten Zugriffsregeln. So sichern Sie den Zugang zu sensiblen Daten – individuell abgestimmt auf Benutzergruppen, Gerätestatus oder Standort – und erfüllen aktuelle Compliance-Anforderungen.
WIE ES FUNKTIONIERT
Wie Sie mit HelloID Ihre Benutzerverwaltung effizient und sicher umsetzen
In 7 definierten Schritten integrieren Sie automatisiert Zugriffsrechte, optimieren Prozesse und entlasten Ihre IT – komplett Low-Code oder No-Code konfigurierbar.
Quellsysteme anbinden: Verbinden Sie HelloID mit bestehenden HR-, Schulverwaltungs- oder Planungssystemen. Änderungen im Quellsystem – etwa neue Mitarbeitende oder Abteilungswechsel – werden automatisch erkannt und übernommen.
Personen: Alle relevanten Informationen aus dem Quellsystem zu Mitarbeitenden, Rollen und Positionen werden im HelloID Identity Vault zentral zusammengeführt. Das schafft eine zentrale, konsistente Basis für alle nachfolgenden Provisioning-Prozesse.
Business-Regeln definieren: Legen Sie präzise fest, welche Rolle welche Konten und Zugriffsrechte erhält. Diese rollenbasierte Steuerung sorgt für Klarheit, Sicherheit und spart Zeit im gesamten Berechtigungsprozess.
Automatisiertes Provisioning in Zielsystemen: Egal ob AD, Entra ID,Microsoft 365, CRM, ERP, e-Learning oder sonstige Systeme: HelloID lässt sich flexibel mit allen gängigen Zielsystemen verbinden – Schritt für Schritt und flexibel.
Serviceprozesse automatisieren: Workflows zur Beantragung und Genehmigung von Zugriffsrechten laufen vollständig automatisiert – inklusive Aktivierung in Zielsystemen. Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte.
Zugriffsmanagement absichern: Nutzen Sie moderne Verfahren wie Single Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um den Zugriff auf Systeme und Daten zu schützen – auch in Verbindung mit Active Directory oder Entra ID.
Reporting und Audit-Funktionen: Nutzen Sie vorkonfigurierte oder individuelle Berichte und Überwachungsfunktionen für Analysen, Audits und Zertifizierungen
Fazit:
Mit HelloID etablieren Sie ein zentrales, automatisiertes und sicheres Zugriffsmanagement, das sich exakt an Ihre Unternehmensstruktur anpasst und sich problemlos skalieren lässt. Das entlastet die IT Maßgeblich.