Automatisiertes On- und Offboarding mit HelloID

HERAUSFORDERUNG

Manuelle Prozesse automatisieren, administrativen Aufwand reduzieren

Änderungen im Personalstamm (Eintritt, Wechsel, Austritt) müssen fehlerfrei und im Einklang mit Datenschutz und Compliance-Richtlinien im Firmen-Netzwerk durchgeführt werden. Bei diesen üblicherweise, per PDF oder Excel, durchgeführten manuellen Prozessen ist der Aufwand und das Fehlerrisiko enorm.

Das führt zu gravierenden Sicherheitsrisiken – und dazu, dass geltende Datenschutz- und Informationssicherheitsrichtlinien nicht eingehalten werden: Denken Sie hier z. B. an Mitarbeiter mit zu vielen Berechtigungen oder Ex-Mitarbeiter, die immer noch Zugang zu sensiblen Daten haben.

LÖSUNG

Mühelose Benutzerverwaltung und verbesserte Datensicherheit

HelloID bietet eine smarte Lösung zum automatisierten und regelbasierten User Lifecycle Management, die Zeit und Aufwand für die Personalabteilung und IT-Abteilung reduziert, Fehler minimiert und die Datensicherheit erhöht. Gleichzeitig steigert sie die Zufriedenheit und Produktivität der (IT-)Mitarbeiter.

Verbesserte
(Kosten-)Effizienz

Zeit- und Kostenersparnis: Automatisieren Sie die Erstellung, Änderung und Entziehung von Zugriffsrechten, sodass IT-Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben haben.
Schnelleres Onboarding: Verkürzen Sie die Durchlaufzeit bei Onboarding- und Abteilungswechseln, damit Mitarbeiter schneller produktiv werden und bleiben.
Automatische Rechtezuweisung: Legen Sie Zugriffsrechte basierend auf Rollen fest, sodass die Rechte nicht für jeden Nutzer einzeln geprüft werden müssen.
Reduzierung der Lizenzkosten: Vermeiden Sie unnötige Anhäufungen von Lizenzrechten und sparen Sie so Lizenzkosten ein.

Verbesserte
Sicherheit

Vermeidung menschlicher Fehler: Verhindern Sie die unrechtmäßige Vergabe von Zugriffsrechten und minimieren Sie so das Risiko von Sicherheitsvorfällen.
Sofortige Rechteentziehung: Entfernen Sie automatisch – innerhalb von 24 Stunden – die Zugriffsrechte von Ex-Mitarbeitern, sodass keine Konten unberechtigterweise aktiv bleiben.
Minimierung des Risikos unbefugter Zugriffe: Durch die Zuweisung von Rechten basierend auf Benutzerrollen verhindern wir die unrechtmäßige Vergabe von Rechten.
Vermeidung von Rechteanhäufungen: Durch die Verwaltung von Rechten basierend auf der Rolle einer Person verhindern wir, dass einzelne Nutzer Rechte ansammeln.

Bessere
Compliance

Automatische Berichte: Mit schnell zugänglichen und klaren Berichten sowie Audit-Trails verlaufen die Vorbereitung und Durchführung von Compliance-Audits effizienter und reibungsloser.
Least-Privilege-Prinzip: Durch die automatische Verknüpfung von Rollen mit den dafür erforderlichen Zugriffsrechten ist die Organisation nachweislich konform mit dem „Need-to-Know“-Prinzip.

Bindung von
wertvollen IT-Fachkräften

Steigerung der Motivation: Dank der automatisierten Benutzerverwaltung reduzieren Sie den Druck auf Ihre IT-Abteilung. Die IT-Mitarbeiter werden von zeitaufwändigen, manuellen Routineaufgaben entlastet und können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.
Höhere Mitarbeiterbindung: Motivierte und zufriedene IT-Mitarbeiter bleiben Ihnen länger erhalten.

Entlastung und positives Image
Ihrer Personalabteilung

Der Link zum Personalsystem: HelloID greift auf Ihr Personalsystem als Hauptdatenquelle zurück. Dadurch wird Ihre Personalabteilung deutlich entlastet und wertvolle Zeit eingespart.
Effizienz und Kommunikation: Die Verknüpfung vom Personalsystem mit dem Netzwerk garantiert durchgehende Prozesse zwischen HR und IT. Die Personalabteilung ist sich ihrer Verantwortung bewusst und handelt entsprechend mit professionellen Prozessen.

Verbessertes Image
des eigenen Unternehmens

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mit unserer Identity Management-Lösung HelloID erhalten neue Mitarbeiter von Anfang an nahtlosen Zugang zu den benötigten Systemen und Daten, bis zum automatischen Schließen der Zugänge am letzten Arbeitstag. So können sie direkt durchstarten, die Organisation wirkt professionell und die Datensicherheit steigt durch automatische Berechtigungsvergabe.
Reibungslose Prozesse: Professionelles Identity Management sichert Ihren erfolg und weckt Vertrauen, intern aber auch bei Ihren Kunden.

ANFORDERUNGEN

Funktionalitäten

Identity Lifecycle Management

Verarbeitung von Änderungen aus dem HR-System – oder einem anderen Quellsystem – und darauf basierend Erstellung, Änderung oder Entzug von Benutzerkonten und -rechten.

Role Based Access Control (RBAC)

Auf Basis eines Berechtigungsmodells wird der Zugang von Mitarbeitern zu den Daten und Anwendungen definiert: Onboarding und Offboarding geschehen automatisch, sobald ein Benutzer im Personalsystem hinzugefügt oder mit einem Austrittsdatum versehen wird. Bei einem Abteilungswechsel reicht die Änderung im Personalsystem, um die Berechtigungen systemübergreifend anzupassen.

Governance, Rezertifizierung & Soll-Ist-Analyse

Unser HelloID-Modul Governance überprüft regelmäßig und automatisiert die Zugriffsrechte, erkennt Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Berechtigungen und bietet eine revisionssichere Rezertifizierung – für volle Transparenz und Compliance.

Unsere Schnittstellen und Integrationen

HelloID unterstützt mehr als 150 Schnittstellen und Integrationen für die Anbindung verschiedener Quell- und Zielsysteme. Erfahren Sie mehr in unserem umfangreichen Schnittstellen-Katalog.

SO FUNKTIONIERT ES

User Lifecycle Management startet in der Personalabteilung

Die Automatisierung des Identity Lifecycles erfolgt in 5 Schritten, die alle mit Low-Code- oder No-Code-Ansätzen konfiguriert werden können.

Anbindung an Quellsysteme: Die IAM-Lösung wird mit einem zentralen Quellsystem verbunden – z. B. Ihrem HR-System, Schulverwaltungstool oder Planungssystem. Auch einfache Datenquellen wie CSV-Dateien können eingebunden werden. So starten Sie ohne komplexe IT-Projekte.
Personen: Daten aus dem Quellsystem (z. B. Rolle, Abteilung, Standort) werden standardisiert im sogenannten Identity Vault gespeichert. Das schafft eine zentrale, konsistente Basis für alle nachfolgenden Provisioning-Prozesse.
Intelligente Business Rules: Business Rules definieren, wie Informationen aus den Personaldaten in Berechtigungen übersetzt werden. So wird automatisch bestimmt, welcher Benutzer welche Konten und Rechte in den Zielsystemen erhält – sicher und regelkonform.
Automatisiertes Provisioning in Zielsystemen: Die Lösung verbindet sich mit allen relevanten Zielsystemen wie Active Directory, Office 365, Salesforce, SAP oder anderen. Benutzerkonten, Gruppenmitgliedschaften und Zugriffsrechte werden automatisch erstellt, geändert oder entfernt – je nach Lebenszyklus der Person.
Kontinuierliche Kontrolle & Audits: Einmal eingerichtet, überwacht die Lösung alle Änderungen im Quellsystem in Echtzeit. Bei Neueintritt, Abteilungswechsel oder Austritt werden alle verbundenen Systeme automatisch aktualisiert – vollständig dokumentiert und auditfähig.

Fazit – So funktioniert modernes User Lifecycle Management mit IAM

Mit den Identity and Access Management, sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Mitarbeiter automatisiert und regelbasiert einen sicheren und angemessenen Zugang zu ihren Systemen und Daten haben. So entlasten Sie Ihre IT-Abteilung, schützen Sie Ihre Daten und optimieren gleichzeitig Ihre IT- und Geschäftsprozesse. Eventuelle IT-Audits können Sie einfacher bestehen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Beim automatisierten Onboarding und Offboarding sind keine manuellen Schritte mehr erforderlich. Basierend auf einer Meldung, beispielsweise aus einem HR-System, stellt HelloID sicher, dass bei Eintritt automatisch und rechtzeitig Benutzerkonten und Zugriffsrechte erstellt werden. Beim Offboarding sorgt HelloID dafür, dass die Konten und Rechte automatisch wieder entzogen werden.

HelloID sorgt dafür, dass Konten und die dazugehörigen Rechte vollständig automatisch erstellt, angepasst oder entfernt werden. Dies muss nicht mehr manuell erfolgen, sodass IT-Mitarbeiter ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen können.

Ja, HelloID unterstützt offene Integrationsstandards und bietet einen umfangreichen Katalog mit Schnittstellen für eine Vielzahl von Quell- und Zielsystemen, ohne dass die betreffenden Systeme angepasst werden müssen.

RBAC stellt sicher, dass eine klare und eindeutige Verbindung zwischen der Rolle einer Person und den Rechten besteht, die erforderlich sind, um diese Rolle effektiv auszuführen. Dank RBAC gibt es keine Unklarheiten über die notwendigen Rechte, und Fehler werden vermieden.

Ja, HelloID bietet eine umfangreiche Sammlung an Standardprotokollen und Berichten. Zusätzlich können bei Bedarf kundenspezifische Berichte konfiguriert werden.

Der Onboarding-Prozess kann so konfiguriert werden, dass am ersten Arbeitstag alle benötigten Konten und Zugriffsrechte bereitgestellt und aktiviert sind. Der neue Kollege kann sofort loslegen.

Jede Abteilungs- oder Rollenänderung wird im HR-System (oder einem anderen Quellsystem) erfasst. HelloID erkennt diese Änderung und passt basierend auf den festgelegten Business Rules automatisch die entsprechenden Rechte an, die in den zugrunde liegenden Systemen umgesetzt werden.

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