Zenya

Ziel

Mit dem Zenya Target Connector automatisieren Sie maßgeblich die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten in Zenya. Der Connector verbindet Zenya mit der Identity & Access Management (IAM) Lösung HelloID von Tools4ever. Durch diese Integration wird gewährleistet, dass die Informationen in Zenya mit den Daten in Ihren Quellsystemen konsistent sind. So heben Sie das Identity Management und die Datensynchronisation auf ein höheres Niveau und automatisieren diesen oft komplexen, zeitintensiven und fehleranfälligen Prozess. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über diese Integration, ihre Möglichkeiten und Vorteile.

Was ist Zenya

Zenya ist eine Software von Infoland für Qualitäts-, Incident- und Risikomanagement. Jede Organisation ist dynamisch und ständig im Wandel. Zenya passt sich diesen Veränderungen automatisch an und hilft dabei, Qualität, Sicherheit und Verbesserungen zu verankern sowie Risiken zu managen. Die Software ist über ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS-Modell) aus der Cloud verfügbar.

Warum ist eine Zenya-Integration nützlich?

Die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe. Unternehmen stoßen dabei auf zahlreiche Herausforderungen, wie etwa die Fehleranfälligkeit bei der manuellen Eingabe oder Änderung von Daten, zeitintensive Prozesse zur Aktualisierung von personenbezogenen Daten und Zugriffslevel oder das Verknüpfen von Formularen. Viele Organisationen benötigen daher eine zuverlässige, sichere und effiziente Lösung für Identity Management und Datensynchronisation. Der Zenya-Connector ermöglicht die Integration mit gängigen Quellsystemen wie:

AFAS
Visma Raet

Weitere Details zur Integration mit diesen Quellsystemen finden Sie weiter unten im Artikel.

Wie HelloID in Zenya integriert wird

Die Integration zwischen HelloID und Zenya bietet vielfältige Möglichkeiten, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung von Benutzerkonten. HelloID kann auf Basis Ihres Quellsystems Benutzer in Zenya erstellen und aktualisieren und verwaltet dabei verschiedene Daten, wie:

Personaldaten: Basisinformationen wie Name, Funktion und Vertragsinformationen.
Vertragsdaten: Informationen zur Arbeitsbeziehung und den Vertragsbedingungen.
Organisationsdaten: Abteilungsinformationen, Standortdaten und Informationen zur hierarchischen Struktur.

Arbeit mit Formularen

In Zenya stehen darüber hinaus Formulare zur Verfügung, die auf die Organisation zugeschnitten sind. Der Abteilungsleiter kann Meldungen in Bezug auf relevante Formulare einsehen und verwalten. Formulare können für unterschiedliche Situationen ausgefüllt werden, zum Beispiel bei der Meldung von Vorfällen in der Organisation, wie persönliche Unfälle oder Fälle von Gewalt.

HelloID kann die in Zenya erstellten Formulare automatisch einem Mitarbeiter zuweisen. Die IAM-Lösung kann auch auf Basis Ihres Quellsystems den richtigen Manager einem spezifischen Formular zuordnen.

Automatisierung der Kontobereitstellung

Dank der Integration mit Zenya verfügt HelloID über die notwendigen Daten, um die Automatisierung der Kontobereitstellung sowie die Verwaltung der Autorisierungen durchzuführen.

Änderung im Quellsystem	Verfahren in Zenya
Neuer Mitarbeiter	HelloID erkennt die Erstellung eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Quellsystem und erstellt daraufhin das benötigte Konto in Zenya.
Stellenwechsel des Mitarbeiters	Eine neue Funktion oder Rolle kann neue oder andere Zugriffsrechte erfordern. Bei einer Beförderung oder einem Stellenwechsel passt HelloID die Zugriffsrechte in Zenya automatisch an.
Änderungen von Mitarbeiterdaten	HelloID aktualisiert die Mitarbeiterdaten in Zenya automatisch basierend auf den erkannten Änderungen in Ihrem Quellsystem.
Mitarbeiter verlässt das Unternehmen	HelloID deaktiviert in Zenya Benutzerkonten und entzieht gegebenenfalls Zugriffsrechte, wobei Unternehmensrichtlinien und Benutzerrollen stets maßgeblich sind.

HelloID verwendet APIs, um Daten in Zenya abzurufen und zu aktualisieren. Die IAM-Lösung nutzt spezifische Connectoren, um Informationen aus Zenya zu beziehen und Daten zu synchronisieren.

Maßgeschneiderter Datenaustausch

Der Zenya Target Connector ermöglicht den Datenaustausch zwischen Zenya und HelloID. Positiv ist, dass HelloID zwar die Verwaltung von Konten und Autorisierungen maßgeblich automatisiert, Sie jedoch jederzeit die Kontrolle behalten. So können Sie spezifische Felder und Regeln konfigurieren, die Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen, zum Beispiel indem bestimmte Datenfelder nur unter bestimmten Bedingungen synchronisiert werden oder indem Rollen und Rechte automatisch basierend auf Ihrer Unternehmensstruktur zugewiesen werden.

Vorteile von HelloID für Zenya

Schnellere Kontoerstellung: Die Verbindung zwischen Zenya und HelloID sorgt dafür, dass Konten schneller verfügbar sind und Benutzer so schnell wie möglich produktiv sein können. Die IAM-Lösung erkennt automatisch Änderungen in Quellsystemen und erstellt basierend darauf die richtigen Benutzerkonten in Zenya und weist die passenden Berechtigungen zu.
Fehlerfreies Kontomanagement: Ein kleiner Fehler kann weitreichende Folgen haben. Fehlt einem Mitarbeiter das benötigte Konto oder sind seine Autorisierungen nicht korrekt? Dies kann die Produktivität und Zufriedenheit erheblich beeinträchtigen. Die Verbindung zwischen Zenya und HelloID sorgt für fehlerfreies Kontomanagement und hebt Ihren Dienstleistungsstandard auf ein höheres Niveau.
Bidirektionale Synchronisation: Der Connector ermöglicht nicht nur das Abrufen von Daten aus Zenya, sondern auch die Rückkopplung von Informationen aus HelloID an Zenya. So stellen Sie sicher, dass die Daten in Zenya und HelloID stets aktuell und konsistent sind.
Verbesserte Sicherheit: Digitale Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für jede Organisation. Die Integration zwischen Zenya und HelloID automatisiert das Management von Benutzerkonten und Berechtigungen maßgeblich. Dies sorgt für kontrollierte und fehlerfreie Prozesse. So stellen Sie sicher, dass bei Mitarbeiterfluktuation Konten und überflüssige Berechtigungen rechtzeitig entfernt werden und minimieren Angriffsrisiken.

Zenya über HelloID mit Quellsystemen verbinden

HelloID ermöglicht die Kopplung von Zenya an diverse Quellsysteme. Die IAM-Lösung kann so auf Basis von Daten aus Ihren Quellsystemen automatisierte Änderungen in Zenya durchführen, sodass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen. HelloID entlastet Sie und hebt die Verwaltung sowohl von Konten als auch Berechtigungen auf ein höheres Niveau. Einige häufige Integrationen sind:

AFAS - Zenya Integration: Die Integration zwischen AFAS und Zenya sorgt dafür, dass Benutzerinformationen in Zenya stets mit AFAS konsistent sind. Bei Änderungen in AFAS erkennt HelloID diese und führt sie in Zenya durch.
Visma Raet - Zenya Integration: Die Kopplung zwischen Visma Raet und Zenya gewährleistet konsistentes Benutzerinformationsmanagement in beiden Systemen. HelloID automatisiert die Synchronisation personenbezogener Daten zwischen beiden Systemen. Wenn Sie eine Änderung in Visma Raet vornehmen, wird diese automatisch von HelloID in Zenya importiert.

Für HelloID stehen 200 Connectoren zur Verfügung, die die Koppelung der IAM-Lösung an ein breites Spektrum an Quell- und Zielsystemen ermöglichen. Dank dieser umfangreichen Integrationsmöglichkeiten kann Zenya an alle gängigen Quellsysteme angebunden werden.